PMO : le profil type d’un Project Management Officer

Le rôle du PMO

Avant de s’intéresser de plus près au profil du PMO, il est tout d’abord important de comprendre en quoi consiste le rôle d’un PMO au sein d’une entreprise.

Les missions d’un Project Management Officer sont en effet nombreuses, ce qui complique parfois la compréhension de ce métier.

Le PMO est à la fois chargé :

• de la planification stratégique des projets ;
• de la composition des équipes pour parvenir aux objectifs attendus ;
• de la gestion des portefeuilles ;
• de la gestion des risques ;
• de la gestion des délais.

Ainsi, le Project Management Officer coordonne l’ensemble des projets, des programmes et des portefeuilles au sein d’une société. Il contrôle et gère les différentes étapes de la mise en place de ces projets et s’assure du respect des budgets, des règles ou encore des délais. Ce professionnel expert dans son domaine est à même de prioriser les tâches les plus importantes pour favoriser la réussite des projets mis en place au sein de son entreprise. Il peut être en contact direct avec les équipes chargées de conduire le projet, ou collaborer uniquement avec les chefs de projets.

En suivant attentivement la progression des projets et la performance des équipes, le PMO sert également d’intermédiaire avec les sphères dirigeantes, pour établir un état des lieux de l’avancement des projets.

Les différents types de PMO

Un Project Management Officer peut exercer en tant que salarié au sein d’une entreprise, en tant que freelance, ou bien encore en tant que consultant par le biais d’une entreprise de portage salarial.

La diversité des missions d’un PMO conduit à la spécialisation des professionnels de ce métier.

Ainsi, il est possible de distinguer trois grands types de Project Management Officer :

• le PMO supportive, chargé de fournir des modèles et des documents au chef de projet et son équipe ;
• le PMO contrôle, chargé d’auditer en plus le projet pour s’assurer que les normes sont bien appliquées ;
• le PMO directive, qui possède quant à lui le plus haut niveau d’autorité.

Il est également possible de différencier les PMO en fonction de l’entité à laquelle ils sont rattachés.

Le PMO Opérationnel

Le Project Management Officer Opérationnel est rattaché à un projet. Il fait partie des PMO supportives, puisqu’il aide principalement le chef de projet.

Cette aide permet notamment d’optimiser la mise en place opérationnelle des processus du projet, en consolidant les données et en fournissant des indicateurs précis.

Le PMO Central

Le Project Management Officer est quant à lui rattaché aux portefeuilles des projets. Tout en consolidant lui aussi les indicateurs, son rôle principal est d’assurer le suivi budgétaire des projets.

Le PMO Central organise et suit le déploiement des processus et outils de gestion des projets.

Le PMO Stratégique

Enfin, le Project Management Officer Stratégique est rattaché à la Direction des Systèmes d’Information (DSI).

Il assiste la direction à la déclinaison des objectifs stratégiques. Le PMO Stratégique est chargé de piloter les risques IT de l’entreprise et d’animer des groupes de travail chargés de l’amélioration des processus. Ainsi, il offre son expertise dans les démarches d’amélioration et la conduite de changement.

Les autres spécialisations du PMO

Le métier étant très diversifié, les PMO ont généralement une spécialité propre qui leur permet d’être reconnus comme des experts dans leur domaine.

Il peut par exemple s’agir d’une expertise technophile en informatique, pour superviser les projets web ou créer des bases de données, d’une expertise d’analyste chargé de stocker et traiter des informations importantes, ou d’une expertise en conduite de changement pour aider les collaborateurs à s’adapter tout au long du projet.

Les qualités nécessaires au PMO

Le Project Management Officer doit posséder de nombreuses qualités pour remplir ses différentes missions.

Rigueur et sens de l’organisation seront de mise pour bien anticiper les différentes tâches à accomplir. Le PMO doit être à l’aise à l’oral et posséder de bonnes compétences en communication pour savoir écouter et se faire comprendre par ses collaborateurs. Le PMO doit également être pédagogue pour accompagner au mieux ses équipes.

Un Project Management Officer est capable de s’adapter rapidement pour faire face aux urgences ou aux événements imprévus dans son organisation. Il doit également être suffisamment curieux pour se tenir informé des nouveautés liées à son domaine d’activité.

Les compétences du PMO

Outre ces qualités naturelles (soft skills), le PMO doit aussi posséder des compétences solides qui viendront compléter ses qualités. Il s’agit par exemple de :

• savoir comprendre les besoins du client en l’écoutant et en le questionnant ;
• posséder des méthodes solides pour apporter un cadre solide au projet ;
• savoir s’affirmer sans mettre les collaborateurs en péril en apportant un regard honnête sur les situations délicates.
• savoir organiser et animer des réunions (comité de pilotage, réunion d’équipe, accompagnement au changement, réunion de crise, etc.) ;
• savoir utiliser des outils pour s’aider à l’organisation (tableaux de bord, listes de tâches, calendriers, etc.).

Les études et formations d’un PMO

En nous intéressant de plus près au profil du Project Management Officer, nous pouvons facilement nous rendre compte qu’il n’existe pas qu’un seul type de PMO. Tout comme il existe différentes spécialisations, il existe aussi différentes façons de devenir Project Management Officer.

Ainsi, aucune formation n’est spécialisée dans le domaine du Project Management Office, mais certains cursus permettent de se diriger vers ce métier. Si aucun diplôme spécifique n’est requis pour devenir PMO, la plupart des professionnels accèdent à ce poste avec un niveau d’étude bac + 5 au minimum. Il est alors possible que les PMO aient suivi des études en faculté, en école d’ingénieur, ou encore en école de commerce.

En fonction du type de cursus, le PMO est davantage spécialisé dans un domaine. Ainsi, un Project Management Officer ayant obtenu un bac + 5 dans une école de commerce se dirige plutôt vers la conduite de projets financiers ou marketing, alors qu’un Project Management Officer ayant obtenu un bac + 5 dans une école d’ingénieur s’occupe de projets plus techniques.

Enfin, beaucoup de PMO ont également suivi une formation complémentaire en gestion de projet (type DESS) pour renforcer leurs compétences.