Les outils du Scrum master

Les solutions de suivi de sprints en Scrum

Un Scrum master (SM) a besoin de différents outils pour suivre l’évolution des cycles de développement (sprints) du projet qu’il suit. Afin de s’assurer que son équipe est en mesure de respecter les contraintes de livraison, le SM est amené à mettre en place une stratégie de suivi des sprints. Les processus d’accompagnement des équipes de développement doivent répondre aux contraintes suivantes :

• un usage à visée collaborative (tous les membres de l’équipe peuvent l’appréhender) ;
• une conformité et une compatibilité avec la philosophie Agile et Scrum ;
• la possibilité de les intégrer dans un contexte décentralisé (télétravail, intervenant externe, etc.).

Les outils qui répondent à ces impératifs sont nombreux. Cependant, ils cherchent tous à couvrir des fonctionnalités de reporting similaires. Celles qui reviennent le plus fréquemment sont :

• la gestion du backlog de tâches ;
• la capacité à créer un sprint et à lui affecter les tâches qui y seront traitées (outil de planification de sprint) ;
• la possibilité de commenter, taguer, et assigner une action à faire par un collaborateur (aspect collaboratif) ;
• la génération d’un rapport de sprint, avec le nombre de tâches accomplies, mais aussi des graphiques (exemple : le graphique de Burndown), des fonctionnalités mises en place, des tâches non accomplies, etc.

Les solutions utilisées par le Scrum master peuvent être divisées en deux catégories. Une première qui lui permet de suivre l’évolution du sprint, et une deuxième qui lui facilite la mise en place des rituels Scrum.

Les outils de gestion de projet adaptés au Scrum

Nous proposons ici une liste non exhaustive des outils de gestion de projet Scrum. Les critères de choix de ceux-ci sont basés en premier lieu sur leur popularité. L’outil le plus connu dans le monde de la gestion de projet informatique reste le traditionnel tableau Scrum : un tableau avec des notes autocollantes représentant les tâches à accomplir. Il est divisé en différentes colonnes (backlog, en cours, en attente, accomplie, etc.) qui indiquent l’état de la tâche qui y figure. Sa force réside dans le fait qu’il est visible par toute l’équipe. De même, il offre la possibilité de modifier en direct l’évolution de chaque tâche. En un simple coup d’œil, les différents membres de l’équipe peuvent comprendre l’état de progression du sprint en cours.

Cependant, le tableau avec post-its possède ses limites. Dans un contexte décentralisé (collègues en télétravail par exemple), le tableau physique ne peut pas être exploité et devient un frein à la communication au sein de l’équipe. Pour ce faire, des solutions de gestion de projet applicatives et logicielles ont vu le jour. La plus célèbre d’entre elles est Jira. En effet, celle-ci permet de s’adapter aux différentes méthodes agiles, Scrum et Kanban par exemple, mais sa principale force reste de pouvoir condenser un ensemble de fonctionnalités collaboratives et de reporting en un seul endroit.

Les tâches y sont représentées par un ticket Jira, au sein duquel on retrouve plusieurs informations comme :

• le nom de la personne qui est en charge de la réalisation de la tâche ;
• le descriptif de la tâche ;
• la quantité de travail estimée en jour/homme, nécessaire à l’accomplissement de la tâche en question ;
• l’état de la tâche ;
• la priorité de la tâche (urgent, prioritaire, etc.) ;
• les commentaires des différents membres de l’équipe collaborant sur cette tâche ;
• les pièces jointes liées à ce ticket (fichiers PDF, captures d’écran, rapport de réunions, etc.).

Les rapports générés par Jira au sujet d’un sprint sont mis à jour au fur et à mesure des changements de statut des tickets (en cours, en attente, accompli, etc.). Grâce au graphique de Burndown, le Scrum master peut obtenir des informations précieuses sur la quantité de travail estimée au départ, et celle qui a été réellement nécessaire aux développeurs pour finaliser l’action donnée. Cette information permet d’ajuster le choix des tâches à accomplir lors des prochains sprints, et de mieux comprendre la capacité de travail des équipes techniques.

Il existe d’autres outils de gestion de projets qui peuvent être utilisés par les Scrums master, à l’image de Trello ou Miro. Trello reste cependant plus adapté à Kanban qu’à Scrum. Enfin, le Scrum master peut être amené à suivre le travail des développeurs au sein d’outils d’hébergement et de dépôt de projets, tels que Github ou GitLab. Il faut dire que des outils comme Gitlab CI/CD lui permettent de suivre les différentes phases de builds, de tests et d’automatisation liées au projet.

Les outils de brainstorming et de communication du Scrum master

Pour un Scrum master, améliorer la communication au sein de son équipe est un challenge de tous les jours. Les outils qui permettent à ce professionnel du Scrum de faciliter les échanges entre les membres de l’équipe de développement et le Product Owner peuvent être utilisés à plusieurs moments clés. C’est par exemple le cas :

• en début de sprint, lors de la planification des tâches à effectuer ;
• pendant le sprint, durant les mêlées quotidiennes (appelés également daily meetings ou stand-ups quotidiens) ;
• en fin de sprint, pendant les revues où les membres de l’équipe reviennent sur ce qui a été accompli et ce qui ne l’a pas été.

Parmi les outils que peut utiliser le Scrum master pour faciliter la communication au sein de son équipe, on retrouve le chronomètre, qui pose un cadre chronologique aux mêlées Scrum. En utilisant un timer, le Scrum master s’assure de rendre les réunions efficaces et rapides pour les équipes techniques. L’usage d’un minuteur ou d’un chronomètre est très pertinent, notamment pour accélérer les mêlées quotidiennes.

Autres outils de communication populaire, Slack et son équivalent Mattermost, qui accélèrent les processus d’échanges entre les membres d’une équipe (tags, canaux dédiés à une fonctionnalité donnée, etc.). Enfin, Miro peut être utilisé à la fois en guise de Kanban, mais également en tant qu’outil de brainstorming lors de réunions en ligne ou de visioconférences.

En conclusion, le Scrum master possède un panel d’outils au service de son travail. Des outils traditionnels et physiques (tableau Scrum, chronomètre) aux outils virtuels et complexes (Jira, Miro, GitLab), les solutions utilisées par ce professionnel du Scrum couvrent les aspects relationnels et techniques de ses fonctions. Le Scrum master est d’ailleurs invité à améliorer les processus de fonctionnement de ses Scrum teams, en explorant et proposant de nouveaux outils à ses collaborateurs.