PMO : les outils du Project Management Officer

L’importance des méthodes de gestion de projet

Véritable chef d’orchestre chargé de donner la mesure à chacun des intervenants d’un projet, le Project Management Officer doit mettre en place et utiliser des méthodes adaptées.

Parmi ces dernières, on recense notamment :

• les référentiels du marché type PMI, Prince2, ou méthode agile Scrum ;
• les modèles « waterfall », « agile », « Cycle V », ou « stage gate » ;
• l’approche personnalisée prenant en compte les spécificités du secteur.

Les outils utilisés pour la gestion de projet peuvent se distinguer par leurs fonctions et se classent en 4 catégories :

• les modèles projets (planning, check-list, plan de charge type, plan de financement type, etc.) ;
• les workflows, qui permettent de modéliser les processus clés des méthodes projets (Go/No Go, validation jalon, validation étape clés, bilan de projet, etc.) ;
• la gestion des droits, qui permet de mettre en responsabilité les différents acteurs ;
• les tableaux de bord de contrôle, qui permettent de vérifier la bonne application de la méthodologie projet.

Peu importe les méthodes utilisées, celles-ci ne peuvent être efficaces que si elles sont appropriées et partagées par tous les acteurs et collaborateurs.

Les outils de pilotage des délais

L’une des missions les plus importantes du Project Management Officer est de gérer les différents délais liés à la conduite d’un ou plusieurs projets. Pour ce faire, le PMO doit être capable de prioriser les tâches et de coordonner efficacement les différents collaborateurs. Il doit donc estimer la charge de travail et les ressources nécessaires à sa réalisation.

Le diagramme de Gantt

Pour y parvenir plus facilement, le Project Management Officer peut alors modéliser le réseau de tâches sous forme graphique, grâce à plusieurs techniques (Gantt, Pert, réseau des antécédents, etc.).

Le diagramme de Gantt permet notamment de renseigner et de situer dans le temps les phases, les activités, les jalons, les tâches et les ressources du projet. La technique Gantt peut aussi être réalisée avec des outils tels que MS Project sur Windows, ou encore Merlin sur Mac.

Le diagramme Temps-Temps

Outre la modélisation qui permet de mieux gérer la priorisation des tâches, le Project Management Officer doit également communiquer sur l’avancement du projet et l’atteinte des objectifs. La communication est alors établie selon 2 cas de figure : avec les différents intervenants au projet, ou avec la sphère dirigeante lors de réunions de coordination, de comités de projets, etc.

L’outil pouvant être utilisé dans ce but est le diagramme Temps-Temps, qui facilite la représentation graphique des dérives des jalons sur les différents projets. Il garde aussi un historique des dates des jalons et permet de communiquer les écarts vis-à-vis de la dernière réunion d’avancement.

Pour être efficace, le diagramme Temps-Temps doit cependant être accompagné par un “Change log”, qui référence l’ensemble des changements calendaires impactant le projet. Celui-ci peut par exemple être réalisé grâce à un outil tel que MS Excel.

Les outils pour la gestion budgétaire

Autre mission très importante du Project Management Officer : la gestion des portefeuilles. Le suivi budgétaire d’un projet est en effet primordial pour les entreprises. Il permet notamment de vérifier que les ressources humaines et matérielles utilisées sont en adéquation avec l’enveloppe budgétaire allouée pour la réalisation du projet.

La méthode des courbes en S est l’outil le plus fréquemment utilisé pour gérer le budget d’un projet. Cette méthode est à nouveau un outil graphique de suivi de l’avancement, qui permet de mettre en lumière sa situation économique.

La méthode des courbes en S montre ainsi l’évolution des dépenses réelles cumulées (coût réel) au cours du projet. Elle estime également à l’instant T les écarts prévisionnels en termes de coûts, mais aussi en matière de délais. La méthode s’appuie ainsi sur la réalisation de 3 courbes différentes :

• la courbe CBTP (Coût Budgété du Travail Prévu) ;
• la courbe CRTE (Coût Réel du Travail Effectué) ;
• la courbe CBTE (Coût Budgété du Travail Effectué).

Les écarts entre les différentes courbes permettent alors de déduire les décalages calendaires et surtout budgétaires. La méthode des courbes en S peut notamment être réalisée grâce à l’outil MS Project.

Les outils de pilotage des risques du projet

La conduite de projets comporte de nombreux risques liés à l’organisation, aux relations avec la sous-traitance interne ou externe, au métier, au planning, au budget, aux dépendances critiques ou bien encore à la technologie mise en œuvre. Le rôle du Project Management Officer est également de gérer et contrôler ces différents risques.

Le management des risques s’effectue de manière continue en identifiant tout d’abord ces risques, en les analysant, puis en définissant la bonne stratégie de gestion. Des actions correctives sont ensuite mises en place, mais le suivi et le contrôle des risques restent continus.

Différentes méthodes permettent de gérer les risques d’un projet, comme celle de la matrice des risques.

Cette matrice permet de toujours représenter de manière graphique la criticité du risque. La probabilité du risque (de 1 à 4) est présentée en abscisse, tandis que l’impact du risque (de 1 à 4 également) est présenté en ordonnée. En fonction de la position des risques dans la matrice, il est ainsi possible de déduire la criticité de chaque risque. La représentation graphique permet d’identifier facilement les risques importants et de mettre en place rapidement des actions correctives. MS Excel permet par exemple de réaliser cette matrice des risques.

Les outils pour préparer la revue des projets

Enfin, le Project Management Officer est également chargé d’informer les sphères dirigeantes et les collaborateurs de l’avancée du projet. Il doit ainsi pouvoir transmettre toutes les informations clés de manières synthétisées et compréhensibles.

Pour ce faire, le PMO met en place une revue de projet, qui intègre un point de situation récurrent sous la forme d’un “flash report”. Les différents chefs de projets alimentent ainsi leurs rapports flash, avant qu’ils soient récoltés par le PMO chargé de les synthétiser. Une synthèse pertinente peut alors être transmise aux dirigeants.

Afin de faciliter la compréhension de cette synthèse, le PMO utilise des outils qui animent sa revue de projet, comme des tableaux de bord ou encore des diaporamas.