Les outils du contrôleur de gestion

Les outils de prévision et d’élaboration de la stratégie

La stratégie d’entreprise

Le contrôleur de gestion est chargé de dynamiser l’élaboration, la structure et la formalisation de la stratégie d’entreprise. Il définit les outils nécessaires dans le cadre du déploiement de la stratégie établie. L’organisation de la stratégie peut être facilitée à l’aide de logiciels de planification et de gestion prévisionnelle.

La stratégie se projette généralement sur au moins 3 ans. Elle est établie par les dirigeants (avec les conseils du contrôleur de gestion) et doit être partagée avec tous les collaborateurs de l’entreprise.

Élaborer une stratégie, c’est identifier et définir les objectifs de l’entreprise à court, moyen et long terme. Cette stratégie permet à l’entreprise :

• de se connaître, connaître ses concurrents, avoir conscience des risques et opportunités liés à l’environnement dans lequel elle évolue ;
• de faire converger toutes les fonctions vers un objectif commun et d’ainsi fidéliser tous les collaborateurs ;
• d’optimiser ses ressources, de ne pas regretter ses investissements et dépenses sur le long terme, donc d’assurer sa pérennité ;

De gagner la confiance de certaines parties prenantes que sont les banques et les investisseurs, grâce à une stratégie claire et cohérente.

Le système budgétaire

L’élaboration budgétaire, organisée par le contrôleur de gestion, a pour objectif d’aligner la stratégie financière à la stratégie globale de l’entreprise. Il s’agit d’un véritable référentiel de performance : le système budgétaire pilote l’atteinte des objectifs définis dans la stratégie d’entreprise.

Le budget n’est pas seulement la prévision des revenus et des dépenses : c’est d’abord une matérialisation financière des ressources nécessaires à l’atteinte des objectifs de l’entreprise. Ce n’est pas un seul budget qui est préparé, mais bien un ensemble de budgets spécifiques, par exemple le budget des ventes, le budget de production ou encore le budget d’investissements.

Le budget se projette sur une année ou éventuellement sur un mois. Il peut être mis en œuvre par le biais d’un tableur classique comme Excel, mais l’utilisation de cet outil peut être compliquée et particulièrement chronophage : il est possible de se tourner vers une solution d’élaboration budgétaire automatisée hébergée dans le Cloud.

Après avoir traduit en chiffres les objectifs de l’entreprise pour élaborer le budget, le contrôleur de gestion doit suivre et contrôler le budget : il vérifie qu’il n’y a pas d’écarts entre le budget réel et le budget prévisionnel. Le cas échéant, il propose des actions correctives afin de réajuster le budget.

Les outils d’analyse et de suivi de la performance de l’entreprise

Les indicateurs de performance

Une entreprise est dite performante lorsqu’elle atteint ses objectifs. Les indicateurs sont alors des signaux d’atteinte d’un objectif précis, permettant de suivre l’avancée de chaque objectif. Ce sont des outils faciles à mettre en œuvre et à suivre, car ils utilisent des données quantitatives. Ils portent par exemple sur la durée, la qualité, les coûts, etc.

Les indicateurs de performance sont imaginés par le contrôleur de gestion en collaboration avec les autres fonctions de l’entreprise. Il est possible que ces indicateurs soient déjà mis en place lors de l’intervention du contrôleur de gestion : ce dernier doit alors vérifier leur pertinence.

La comptabilité générale et analytique

La comptabilité analytique permet d’analyser les coûts et les charges imputés à l’entreprise, afin de mieux maîtriser les coûts, de calculer et suivre les marges pour ainsi assurer la rentabilité de l’entreprise. Elle fournit des détails sur l’utilisation des différentes ressources de l’entreprise : chaque produit, chaque fonction et chaque activité.

La comptabilité analytique vient compléter les données de la comptabilité générale, qui analyse les activités de l’entreprise plutôt dans leur ensemble. Elle permet d’identifier les étapes de la chaîne d’activités de l’entreprise dont la valeur perçue par le client est supérieure à leurs coûts. Les activités qui ne produisent pas de valeur sont ainsi identifiées afin de les supprimer ou d’en réduire les coûts.

Le reporting

Un reporting, ou rapport d’activité, est un compte-rendu d’une activité de l’entreprise pendant une période donnée. Il assure la cohérence des chiffres et des données internes à l’organisation. Ce rapport est utilisé à la fin de chaque période par les instances directives. Il prend en compte les résultats de chaque fonction de l’entreprise et les associe afin de lui permettre d’évaluer l’avancée de la réalisation de ses objectifs globaux.

Les outils informatiques pour réaliser ce type de rapport sont nombreux, le plus classique étant Excel. D’autres logiciels gratuits ou payants peuvent facilement être trouvés sur Internet.

Le contrôle interne

Le contrôle interne est un outil facultatif : sa mise en œuvre est laissée à l’appréciation du management de l’organisation. Il s’agit pourtant d’un outil très intéressant pour le pilotage stratégique, tactique et opérationnel de l’entreprise. Il permet de :

• maîtriser les risques opérationnels et financiers auxquels l’entreprise est exposée ;
• contrôler l’efficacité des processus de gestion mis en œuvre ;
• éviter les fraudes ;
• définir les rôles de chaque fonction ;
• maîtriser la qualité des informations utilisées dans la conception des différents rapports.

Le contrôle interne est souvent assuré par l’un des services dédiés à l’audit, à la gestion des risques ou au contrôle interne. Lorsque ces services sont inexistants, c’est au contrôleur de s’y confronter afin de garantir que les décisions prises par les instances directives sont pertinentes.

Les outils d’exploitation des résultats : les tableaux de bord

Le contrôleur a pu relever toutes les données brutes de l’entreprise grâce aux outils précédemment mentionnés. Il doit par la suite les communiquer efficacement aux instances directives pour qu’elles puissent prendre des décisions stratégiques correctives.

C’est alors qu’intervient le tableau de bord : il s’agit d’un tableau dynamique qui regroupe les indicateurs de performance et les analyses effectuées au préalable à partir des autres outils. Toutes les fonctions de l’entreprise doivent chacune disposer d’un tableau de bord pour pouvoir l’utiliser au quotidien.

Pour un pilotage de la performance d’une seule activité de l’entreprise, ou s’il s’agit d’un projet de petite ampleur, il est tout à fait possible de réaliser ces tableaux de bord avec un tableur comme Excel. En revanche, dès qu’il s’agit de plusieurs activités ou d’une grande entreprise, le recours à un logiciel de gestion de l’information est fortement conseillé.

Les logiciels les plus utilisés sont des ERP (de l’anglais “Enterprise Resource Planning) aussi appelé logiciel PGI (Progiciel de Gestion Intégré). Ces logiciels permettent de regrouper dans une base de données unique (à laquelle ont accès tous les départements ou services de l’entreprise) toutes les données essentielles liées aux tâches quotidiennes à réaliser, qui permettront à l’entreprise de progressivement atteindre un niveau supérieur de performance.