Les différentes missions du Project Management Officer

La planification stratégique et la gouvernance des projets

L’une des premières missions du PMO est tout d’abord d’aider à l’élaboration d’un projet de manière stratégique. Cela implique ainsi de savoir prioriser les projets et les différentes étapes de ceux-ci. Le PMO est un véritable coordinateur.

Le Project Management Officer a également pour rôle de sélectionner des profils pour former une équipe chargée de la création du projet. Il sait choisir les collaborateurs qui correspondent le mieux aux projets et aux objectifs stratégiques de l’entreprise. Pour soutenir sa planification stratégique, le PMO fournit également une analyse de rentabilité solide, ainsi qu’un rapport des coûts et des avantages.

Concernant la gouvernance, le Project Management Officer est chargé de définir les fonctions, les politiques, les règlements, les processus et les responsabilités propres à la gestion et au contrôle des projets, programmes et portefeuilles.

La mise au point de bonnes pratiques et des processus efficaces

Pour permettre aux entreprises d’atteindre leurs objectifs dans l’élaboration de leurs projets, le PMO a également pour mission de consolider les pratiques et les processus au sein de la société. Ainsi, le Project Management Officer est chargé de standardiser les processus dans tous les services, et cela, pour maximiser les chances de réussite.

En ce sens, le PMO fournit de nombreux conseils, notamment sur les différentes méthodes, les différents outils, ou encore les différents systèmes à mettre en place pour obtenir les meilleurs résultats. Le PMO peut mettre en œuvre un processus de livraison de projet reproductible, afin que l’entreprise conserve toujours la même stratégie personnalisée dans ses projets futurs.

L’identification et la diffusion d’un langage, d’une culture et d’une mentalité commune

La réussite d’un projet dépend beaucoup de l’implication et de la compréhension des objectifs par les différents acteurs qui collaborent ensemble. Le Project Management Officer intervient alors pour permettre de favoriser cette compréhension, en installant une culture et une mentalité communes.

Le PMO informe, communique et forme les différents collaborateurs d’un projet sur les méthodes, techniques et pratiques à mettre en place. Ainsi, toute l’équipe chargée de l’élaboration du projet possède la même vision et les mêmes méthodologies, ce qui permet d’harmoniser les processus et de fournir une réelle cohérence au projet.

En définissant des métriques, des jalons et des indicateurs de performances clés, le PMO favorise le développement d’un langage de projet commun. Chaque collaborateur est alors sur la même longueur d’onde.

La gestion des ressources

Les missions du PMO ne s’arrêtent pas là. Il est également chargé de gérer les différentes ressources liées au projet. Le Project Manager est en effet un véritable chef d’orchestre, capable de battre la mesure pour que tous les collaborateurs puissent suivre le bon rythme.

Cela concerne ainsi :

• le budget ;
• les délais ;
• les différentes informations et statistiques.

Ainsi, le Project Management Officer gère et alloue les ressources nécessaires pour parvenir à l’aboutissement du projet. Le PMO peut aussi être chargé de gérer les portefeuilles (surtout s’il est spécialisé dans le domaine du commerce).

Il veille également à la priorisation de certaines tâches dans le planning, pour que les délais fixés soient bien respectés. Le rôle du PMO consiste en partie à fournir les bonnes ressources au bon moment.

L’implantation et la maintenance d’outils de gestion de projet

Outre ses compétences, le Project Management Officer transmet ses outils à l’entreprise cliente. Ainsi, il implante de nouveaux logiciels ou de nouveaux outils de gestion de projet, permettant aux équipes de travailler plus efficacement. Le PMO est également chargé de maintenir ces différents outils pour qu’ils puissent rester à jour. Ces derniers permettent notamment d’avoir une visibilité précoce sur les performances, ou bien d’avoir une productivité plus efficace au sein du groupe de travail.

À la fin d’un projet, le Project Management Officer archive toutes les données et tous les documents collectés, et établit un référentiel de document. Particulièrement utile, celui-ci permet de favoriser le déroulé des futurs projets au sein de l’entreprise.

La formation et l’accompagnement

Enfin, certains PMO ont également un rôle formateur. Forts de leur expertise, de leurs qualités humaines et de leurs compétences, ils sont à même d’accompagner les professionnels d’une entreprise pour leur permettre de mieux gérer leurs futurs projets.

Ainsi, le Project Management Officer organise souvent des réunions et ateliers, notamment avec les chefs de projet. Il aide également les salariés d’une entreprise à s’adapter en cas de changement au sein de cette dernière.

Le rôle du PMO en résumé

Vous connaissez à présent en détail les différentes missions d’un Project Management Officer. Les entreprises ont aujourd’hui plus que jamais besoin de ces professionnels, afin d’assurer la rentabilité et le respect des délais de leurs différents projets.

En effet, le PMO est chargé de la gestion des projets dans leur globalité. Il est un expert capable de fournir toutes les clés nécessaires aux entreprises pour réussir ce qu’elles entreprennent. Élaboration d’une stratégie, création d’une équipe efficace, mise en place de processus et de méthodologies adaptées, contrôle du budget, hiérarchisation des tâches pour respecter les délais, accompagnement des équipes au changement : les missions du PMO englobent la totalité des tâches de gestion lors de l’élaboration d’un projet.

Fort de sa position stratégique, le Product Management Officer possède une vision transversale de tous les projets et portefeuilles. Cela permet à l’entreprise de posséder un alignement opérationnel et économique avec ses objectifs généraux. Le PMO est également capable de fournir des comptes rendus aux dirigeants, pour leur permettre à leur tour d’avoir une meilleure vision de l’avancée des projets.