Comment bien intégrer un freelance à son équipe projet ?

Pour mener à bien un projet dans l’entreprise, il arrive bien souvent que toutes les compétences requises ne soient pas disponibles en interne. Aujourd’hui, nombreuses sont les structures qui font appel à l’expertise d’un freelance pour combler ce manque. Si le freelance apporte un regard neuf très constructif sur le projet, il ne faut pas oublier qu’il travaille habituellement de manière autonome, n’étant donc pas au fait des réalités du travail en équipe.

Pour les managers, une question se pose alors : comment bien intégrer un freelance à son équipe projet ?

Anticipez les besoins en freelancing pour vos projets d’entreprise

Peu importe le secteur d’activité, les processus d’organisation du travail en entreprise ont connu de grands bouleversements engendrés par la révolution numérique. La culture managériale a évolué en favorisant désormais les méthodes agiles. Elles permettent d’augmenter au moment opportun le niveau de compétences nécessaire pour obtenir des résultats satisfaisants. Les missions deviennent de plus en plus complexes et nécessitent un haut niveau de pluridisciplinarité et d’interdisciplinarité.

Pour les sociétés évoluant dans le domaine du digital, de l’IT, de la communication ou encore du marketing, il est notamment très difficile désormais de se passer de profils freelances pour un grand nombre de projets. Il est donc important de réellement prendre conscience de cela et d’orienter les processus managériaux dans ce sens. Pour que tout se passe bien quand on doit solliciter l’expertise d’un travailleur indépendant, l’idéal est de responsabiliser en interne un poste spécial, celui du Chief Freelance Officer en l’occurrence.

C’est ce cadre RH qui doit anticiper et gérer l’intégration de compétences externes dans l’organisation interne du travail. Cela se fait en se basant sur les besoins en matière d’expertise métier et de soft skills exprimés par les responsables de chaque équipe projet. Il recrute les travailleurs indépendants et s’assure de les fidéliser en les initiant à la culture d’entreprise. Pour travailler plus efficacement, le Chief Freelance Officer peut passer par une plateforme d’intermédiation.

C’est le moyen de trouver facilement et rapidement les compétences professionnelles externes de haute qualité dont vos équipes ont besoin. Grâce au travail du Chief Freelance Officer, les équipes projet et l’entreprise en général sont mieux préparées à évoluer sereinement et efficacement avec des freelances.

Maitrisez les tenants et aboutissants du freelancing

Pour une collaboration réussie entre des freelances et vos salariés, il est important pour le responsable projet de bien maitriser le statut et le mode de fonctionnement d’un freelance. Il pourra alors agir en conséquence pour ne pas bousculer ses habitudes de travail, au risque de le rendre improductif. Au tout début de la collaboration, le manager et les autres membres internes de l’équipe doivent comprendre que le freelance évolue de manière flexible et indépendante. Ses horaires de travail ne sont pas fixes et il doit pouvoir travailler de n’importe où (intra ou extra-muros).

Le travailleur indépendant n’est pas soumis à la hiérarchie de la société. Il a cependant des obligations bien spécifiées de résultats vis-à-vis du responsable de l’équipe. Il n’est pas tenu d’adhérer aux valeurs ou à la culture d’entreprise, même s’il s’agit d’un travailleur de la structure. La partie interne de l’équipe doit également être sensibilisée par rapport aux notions du droit du travail applicables aux freelances. Cela permet de définir les limites des interactions possibles dans le cadre du travail compte tenu du statut du profil externe. Cela protège les intérêts des deux parties.

Réussissez l’onboarding de votre travailleur indépendant

Pour réussir l’intégration, l’accueil de même que les traitements réservés au freelance durant les premiers jours sont déterminants. Pour une première collaboration, il est possible d’organiser un moment convivial au cours duquel le reste de l’équipe lui sera présenté. Cela jette les bases d’une relation de travail harmonieuse et productive. C’est le moment également de lui faire connaitre le cahier des charges (les rôles et responsabilités de chaque acteur établis dans un cadre temporel bien précis) pour qu’il puisse mieux se repérer.

En lui faisant part du cadrage exhaustif du projet, le responsable peut profiter de l’occasion pour lui parler un peu plus de la mission et des valeurs de la société. Vous pouvez même lui proposer de venir travailler dans vos locaux en mettant en avant les avantages significatifs que cela comporte : connexion haut débit, espace détente, restauration gratuite… Cela favorisera naturellement les échanges avec les salariés. Pour les premiers jours, le responsable projet doit notamment être sensible aux difficultés rencontrées par son travailleur externe dans le cadre de la collaboration. Dans la mesure du possible, il devra y apporter des solutions rapides et efficaces pour que cette période d’acclimatation au travail en équipe se déroule au mieux.

C’est également le lieu d’organiser le suivi de l’outsourcing en programmant des séances en entreprise qui aident à contrôler l’avancée de l’activité et garder le contact. À son arrivée, le freelance doit pouvoir accéder facilement et automatiquement aux outils de travail collaboratif nécessaires pour une communication transparente et performante. Cela permet de gagner du temps et aide l’équipe à renvoyer une image sérieuse et professionnelle au consultant externe.

Engagez le freelance sur le projet

Tout au long de la collaboration, le travailleur indépendant ne doit jamais se sentir isolé du reste de l’équipe. Il faut savoir qu’évoluer dans une ambiance de travail qui vous valorise permet de maximiser la productivité et l’efficacité de tout collaborateur. N’hésitez pas à demander autant que possible l’avis de votre freelance sur des questions importantes du projet. Il doit pouvoir exprimer ses opinions tout en ayant la liberté de prendre des initiatives à des moments donnés.

Il est possible d’aller encore plus loin en le conviant à des activités ou évènements d’entreprise en interne. Cela aide à obtenir un meilleur engagement sur le projet en cours, améliorer la relation de confiance, mais aussi préparer le terrain pour de fructueuses collaborations futures. Par exemple, l’intéressé peut être invité à une pause-déjeuner, un diner, un pot en fin de semaine, un séminaire d’entreprise, un atelier de développement personnel… Ce sont les relations personnelles avec les autres collaborateurs qui seront plus développées pour l’accroissement de la synergie d’équipe.

Durant sa prestation, il doit remarquer que ses besoins de même que ces difficultés de travail sont pris en compte à temps par le manager. Éventuellement, vous pourrez organiser un diner de clôture avec l’équipe pour marquer la fin de votre collaboration d’une belle manière. Nul doute que votre prestataire sera très intéressé par une future collaboration avec votre équipe. Vous pouvez compter sur notre plateforme Freelance.com pour trouver facilement des profils qui s’adapteront à vos projets en entreprise. En fonction des besoins et des exigences du projet, des travailleurs indépendants accomplis et hautement qualifiés sont à votre disposition pour pérenniser votre entreprise.