Benchmark : Quels sont actuellement les outils les plus innovants en matière d’achat de prestation intellectuelle

L’achat de prestations intellectuelles est une catégorie d’achat spécifique qui évolue très vite au regard des rapides évolutions technologiques. 

Les prestations intellectuelles concernent des domaines variés (informatique, conseils, désign etc..) et la diversité d’acteurs et de nouvelles compétences croît continuellement.

Les prestations intellectuelles représentent un poste d’achat phare pour les entreprises qui ont compris les nombreux avantages à avoir recours à des prestataires externes, toutefois trouver le bon prestataire et la bonne prestation nécessite une gestion optimale de cette catégorie d’achat.

Certains outils digitaux permettent de gérer efficacement les achats de prestations intellectuelles. Faisons le point.

Le logiciel achat pour augmenter la performance globale de l’entreprise

Une bonne gestion des achats de prestations intellectuelles signifie que l’entreprise connaît bien les fournisseurs ainsi que la qualité des services fournis par ces derniers.

Le service achat des entreprises doit faire face à des tâches répétitives telles que l’identification des bons fournisseurs/prestataires (qualité des services et produits fournis), la création d’appels d’offres, les démarches administratives et commerciales, le suivi les commandes etc. Des tâches variées qui freinent souvent des missions à plus fortes valeurs ajoutées des services achats.

L’utilisation d’un logiciel achat permet aux entreprises d’automatiser de nombreuses tâches courantes et d’avoir une visibilité sur les performances du service achat.

Les logiciels achats peuvent permettre :

• d’accéder à la liste des services demandés, 
• d’enregistrer les informations sur les prestataires/fournisseurs, 
• connaître l’état de l’approvisionnement,
• connaître les performances des acheteurs
• de lancer des appels d’offre en ligne
• de suivre les commandes
• de catégoriser automatiquement les dépenses par client, par nature et par projet
• d’identifier les éléments qui peuvent être améliorés dans la politique d’achat.

Les outils indispensables de gestion de la relation client – relation vendeur

La gestion de la relation vendeur et de la relation client est fondamentale car elle permet d’entretenir et de coordonner les relations avec les fournisseurs et les prestataires. 

Côté fournisseurs, gérer la relation client est aussi un moyen d’améliorer la stratégie marketing de l’entreprise en identifiant les catégories de prospects et de clients. La gestion de la relation client repose sur l’ensemble des techniques et outils permettant d’obtenir des informations sur les prospects afin d’attirer de nouveaux clients et les fidéliser.

Les logiciels de CRM (Customer Relationship Management) visent à gérer la relation client en permettant : 

• la systématisation et l’automatisation du processus de vente ; 
• le marketing direct tel que le e-mailing ;
• l’archivage et gestion des contacts avec les clients ;
• l’intégration des prospects identifiés sur internet ;
• la gestion des réclamations clients ; 
• la prise en compte du retour client ;
• l’analyse de l’activité.

En matière d’achats de prestations intellectuelles, le “ Vendor Relationship Management ” (VRM) ou “ Gestion de la relation vendeur ” (GRV), semble s’imposer ces dernières années comme un outil privilégié de gestion de la relation client-vendeur. Le VRM est un concept replaçant le client au cœur de la relation commerciale selon lequel sont fournis aux consommateurs les outils pour trouver les produits et services les plus adaptés aux attentes en se basant sur les offres des fournisseurs.

La relation est en quelque sorte inversée car ce sont les entreprises clientes qui cherchent elles-mêmes les fournisseurs correspondant à la prestation recherchée et choisissent les données personnelles qu’elles transmettent. Les clients doivent pouvoir imposer leurs conditions d’engagement et exprimer leurs demandes sans contrôle des entreprises.

En d’autres termes, l’utilisation du VRM donne le pouvoir au client de contrôler la relation avec son fournisseur/prestataire.

L’e-Procurement pour gagner en agilité 

L’e-procurement, qui peut se traduire par les termes français approvisionnement en ligne, approvisionnement électronique ou solutions e-achat est un outil de gestion en ligne des commandes.

Cet outil est privilégié dans le cadre des achats de prestations intellectuelles car il répond bien aux besoins de digitalisation des services achats des entreprises.

L’e-procurement fonctionne selon le déroulement de 3 étapes :

1. L’accès direct à la sélection des services (ou produits)

Les entreprises acheteuses ont accès directement à l’offre des fournisseurs via divers supports : catalogue en ligne, catalogue électronique, site marchand B2B. Elles ont ainsi accès à l’ensemble de l’offre du fournisseur, comprenant les conditions contractuelles (produits sélectionnés, remises…).

Après avoir sélectionné le service désiré, les entreprises envoient leur demande d’achat qui s’intègre dans leur système d’achat.

2. L’envoi de la commande

La demande d’achat prend la forme d’une commande envoyée directement au fournisseur concerné sous la forme de document électronique ou via une place de marché. Le fournisseur prépare alors instantanément les produits pour la livraison.

3. La réception de la facture

Les entreprises réceptionnent la facture qui déclenche le règlement de la commande.

L’e-procurement en matière de prestation intellectuelle permet un gain de temps favorisant sa productivité.

Les atouts du Vendor Management System (VMS)

Un Vendor Management System (VMS) est une solution spécialisée destinée à la gestion des prestations externalisées telles que les prestations intellectuelles.

Les solutions VMS (Vendor Management System) permettent à l’acheteur d’automatiser diverses tâches propres aux achats de prestations intellectuelles telles que notamment la gestion des risques juridiques et l’évaluation des fournisseurs.

La place privilégiée des nouvelles plateformes d’intermédiation 

Les plateformes se développent à une vitesse fulgurante car elles mettent en relation instantanée les entreprises clientes et les fournisseurs/prestataires de prestations intellectuelles.

Afin de faire face à la transformation digitale rapidement, les entreprises ont de plus en plus recours aux plateformes d’intermédiation pour avoir accès à un large panel de profils qualifiés dans les prestations intellectuelles recherchées.

Ces plateformes prennent en charge la phase de sourcing afin de valider l’inscription de profils qualifiés sur la plateforme. Elles s’occupent aussi de l’étape contractuelle entre le client et son fournisseur/prestataire et supervisent le déroulement des activités pour émettre la facture finale au client.

Grâce aux plateformes, les entreprises acheteuses de prestations intellectuelles gagnent un temps considérable puisqu’elles ont accès à des profils experts sans avoir à passer par un process de recrutement long.

Les services achats des entreprises peuvent ainsi se recentrer sur leur cœur de métier et s’alléger des contraintes administratives liées à la recherche d’un prestataire qualifié.