Les pratiques innovantes de contractualisation et d’anticipation du risque : Comment trouver le bon équilibre entre gestion du risque et agilité ?
Implantée dans les entreprises depuis plusieurs années, la gestion de projet est un mode d’organisation de travail désormais incontournable.
La gestion de projet peut concerner différents domaines (marketing, commercial, achat de prestations intellectuelles etc.) et peut être mise en place selon diverses méthodologies.
La méthode traditionnelle de gestion de projet vise à suivre un protocole “ en cascade ” tenant compte d’abord d’un cahier des charges précis validé par le client – suivi de la réalisation du projet – jusqu’à son terme.
Si cette méthode traditionnelle s’est imposée fermement ces dernières années, elle laisse progressivement place à une nouvelle méthode dont l’objectif est d’accorder plus de flexibilité au déroulement d’un projet en tenant compte des imprévus et changements qui peuvent survenir. Il s’agit de la méthode agile.
La méthode agile convainc de plus en plus d’entreprises pour la gestion de projet en matière d’achat de prestations intellectuelles, car elle permet au client d’accéder plus rapidement à la prestation désirée tout en tenant compte de ses demandes évolutives.
En effet, l’agilité de la méthode suppose de cerner les besoins du client puis de s’adapter efficacement à tout changement durant le déroulement du projet. La méthode agile repose par ailleurs sur une collaboration entre les membres de l’équipe de projet et le client.
La méthode agile soulève cependant l’interrogation de l’encadrement contractuel d’un projet puisque la méthode ne permet pas de fixer un résultat prédéfini lors de la conclusion du contrat.
Alors, comment trouver le juste milieu entre la mise en place des méthodes agiles et la sécurisation juridique des projets ? Le point dans cet article.
La méthode agile : de quoi parle-t-on ?
L’approche agile se base sur des pratiques itératives et collaboratives visant quatre valeurs fondamentales à savoir :
- les individus et leurs interactions plutôt que les processus et les outils
- les logiciels opérationnels plutôt qu’une documentation exhaustive
- la collaboration avec les clients plutôt que la négociation contractuelle
- l’adaptation au changement plutôt que le suivi d’un plan
Méthodes traditionnelles versus méthodes agiles
Les méthodes d’achat traditionnelles, reposent sur la détermination de 3 éléments principaux à savoir :
- le périmètre (correspond au cahier des charges) ;
- le coût ;
- les délais.
Concrètement, un cahier des charges précis est établi en amont avec le client et conditionne le déroulement du projet jusqu’à son terme. Il n’existe aucune interaction avec le client durant la gestion du projet. Cette méthode donne peu de place aux aléas car le projet doit suivre un calendrier prédéterminé.
Les méthodes d’achat agiles inversent les priorités en fixant d’abord les délais et les coûts. Le périmètre est quant à lui, modifiable tout au long du développement du projet. Cette méthode permet donc d’ajuster le projet en cas d’imprévus ou de nouvelles demandes du client.
Le projet est organisé en sous-projets afin d’identifier les problèmes et les risques existants et les corriger progressivement. Chaque étape du projet doit être validée afin de passer à la suivante.
Cette méthode priorise les besoins initiaux des clients et leur évolution sans établir en amont un cahier des charges précis à l’image de la méthode traditionnelle. Le but est de ne pas fixer un résultat immuable car celui-ci pourra être modifié et adapté au fur et à mesure de l’évolution du projet.
Les bénéfices recherchés des méthodes d’achat agiles
Les méthodes agiles présentent de nombreux intérêts dont notamment :
- Une plus grande visibilité sur le projet et son déroulement ;
- Une modification progressive du projet si cela est nécessaire ;
- Fournir un produit plus rapidement au client et pouvoir le compléter ;
- Adapter le projet aux demandes du clients ;
- Adapter le planning prévisionnel du projet.
Quels sont les risques des méthodes agiles ?
Méthodes agiles et prix des prestations
La question du prix des prestations réalisées par un prestataire est parfois délicate car la durée du projet est difficilement quantifiable si le projet connaît diverses modifications.
Aussi, les modes de paiement habituels tels que le paiement en régie (prix prenant en compte les débours réels du prestataire) ou le paiement au forfait ne sont pas adaptés à la méthode et peuvent être désavantageux pour le client.
Dans ce sens, la Cour d’appel de Paris a considéré qu’un client devait payer au prestataire les sommes tenant compte du temps supplémentaire passé à la réalisation des prestations (CA de Paris 3 juillet 2015 SET Environnement et SFEIR).
Méthodes agiles et obligation de résultat
Rappelons que l’obligation de résultat désigne l’obligation d’un cocontractant (le prestataire) de fournir un résultat précis. Elle s’oppose à l’obligation de moyens selon laquelle le cocontractant s’engage à tout mettre en œuvre pour parvenir à un résultat sans toutefois être sûre d’y parvenir.
Dans le cadre d’un achat agile, il est difficile de déterminer une obligation de résultat car l’absence d’un calendrier de projet fixe ne permet pas de faire peser sur le prestataire une obligation de résultat.
De plus, selon la méthode agile, le prestataire et le client sont en étroite collaboration durant le déroulement du projet, ce qui ne permet pas de désigner une seule partie responsable d’une obligation de résultat puisque le déroulement du projet est élaboré en commun.
Aussi, la jurisprudence considère qu’un client insatisfait du fait de l’échec d’un projet, ne peut se retourner contre le prestataire au motif d’un manquement à une obligation de résultat car il existe une collaboration étroite entre les parties (Cass. Com., 5 avril 2011, CGI Assurances c. April, n°09-71756).
Le contrat agile pour sécuriser une gestion de projet
La méthode agile peine parfois à trouver un cadre contractuel adéquat afin de concilier flexibilité et sécurité juridique.
La contractualisation reste cependant primordiale afin d’encadrer les risques inhérents à toute gestion de projet (délais de production ou de livraison, faillite ou une difficulté économique, RSE, etc.).
Il est possible de contractualiser les achats agiles à condition de s’adapter aux changements inhérents à l’utilisation de la méthode.
Aussi, le contrat agile doit notamment mentionner les points suivants :
- Le corpus juridique (précise les bases contractuelles de la collaboration client/fournisseur)
- Annexe 1 : Description de la méthodologie agile choisie
- Annexe 2 : Les accords entre client et prestataire sur le projet
- Annexe 3 : Les estimations initiales, délais et charges du prestataire
- Annexe 4 : Plan de qualité de service (organisation du projet)
- Annexe 5 : Conditions particulières
- Annexe 6 : Annexe financière
- Annexe 7 : Product backlog (fonctionnalités du produit)
Les méthodes agiles ne sont plus l’apanage exclusif du domaine informatique et d’autres domaines transposent les caractéristiques de cette méthode en raison de sa flexibilité et de son pragmatisme. La contractualisation des projets agiles demeure importante et peut apporter aux parties un encadrement sécurisant en préservant la souplesse de la méthode.
Textes de référence :
- Cass. Com., 5 avril 2011, CGI Assurances c. April, n°09-71756
- CA de Paris 3 juillet 2015 SET Environnement et SFEIR
J’ai à cœur d’accompagner les entreprises dans le succès d’un écosystème de compétences externes, en garantissant le respect réglementaire qui nous est tous imposé. Je m’engage donc à participer à des manifestations qui nous permettrons de construire en co-développement les bonnes pratiques de demain.
