Comment se faire accompagner pour éviter les risques fournisseurs ?

Bien qu’il n’ y ait pas de lien de subordination entre un donneur d’ordre et son fournisseur,  le donneur d’ordre est responsable juridiquement du choix de son partenaire commercial.

En effet, la loi donne un rôle central aux entreprises donneuses d’ordre en leur imposant de vérifier l’identité de leur partenaire commercial, et la conformité de sa situation sociale avant de conclure puis de poursuivre le contrat.

Le donneur d’ordre qui néglige l’étape du contrôle de l’identité de son fournisseur s’expose à la solidarité financière des infractions au Code du travail qui seraient commises par ce dernier.

Savoir se prémunir contre les risques fournisseurs, passe avant tout par une application rigoureuse des dispositions légales et un suivi régulier de la situation juridique du fournisseur.

Que ce soit par manque de temps ou en raison d’une incompréhension des obligations légales, les donneurs d’ordre sont parfois dépassés par l’émergence des risques fournisseurs en particulier lorsqu’ils traitent avec plusieurs d’entre eux.

Se faire accompagner en passant par un tiers de confiance permet de maîtriser efficacement les risques fournisseurs des entreprises donneuses d’ordre, celles-ci pouvant se focaliser uniquement sur la qualité de leur relation commerciale.

Qui peut accompagner les donneurs d’ordre et de quelles façons ? Le point dans cet article.

Le contrôle de l’identité des fournisseurs

Le premier moyen de se prémunir contre les risques fournisseurs est de respecter les dispositions prévues par le Code du travail qui prévoient que le donneur d’ordre qui contracte avec un partenaire commercial doit vérifier des éléments relatifs à l’identité de ce dernier.

L’identité du fournisseur s’entend comme l’existence juridique de son activité ainsi que l’état financier de son entreprise.

En d’autres termes, il s’agit de s’assurer que l’activité du cocontractant est régulièrement enregistrée auprès de l’Administration, qu’elle est à jour de ses obligations sociales et que les salariés sont déclarés lorsqu’ils existent.

L’indispensable attestation de vigilance

Le contrôle d’identité du fournisseur passe par la collecte de divers documents dont l’attestation de vigilance qui doit être transmise au donneur d’ordre. Lorsqu’un fournisseur ne peut pas produire cette attestation, le donneur d’ordre doit s’interroger sur la licéité de la situation avec son fournisseur.

L’article D-8222-5 du Code du travail prévoit en effet que :

“ La personne qui contracte, (…) est considérée comme ayant procédé aux vérifications imposées par l’article L. 8222-1 si elle se fait remettre par son cocontractant, lors de la conclusion et tous les six mois jusqu’à la fin de son exécution :

Une attestation de fourniture de déclarations sociales émanant de l’organisme de protection sociale chargé du recouvrement des cotisations et des contributions sociales incombant au cocontractant et datant de moins de six mois.

L’attestation de vigilance permet donc de garantir que le fournisseur s’acquitte de ses obligations de déclaration et de paiement de cotisations et par conséquent qu’il respecte les règles applicables en matière de lutte contre le travail dissimulé.

L’attestation de vigilance est obligatoire dès lors que le contrat atteint un montant égal ou supérieur à 5 000 € HT, renouvellement compris selon la jurisprudence en vigueur.

La collecte des documents complémentaires

Le Code du travail impose par ailleurs que le donneur d’ordre obtienne de son cocontractant un document attestant de l’immatriculation de l’entreprise

Ce document peut prendre les formes suivantes :

• Un extrait de l’inscription au registre du commerce et des sociétés (K ou K bis) ou ;
• Une carte d’identification justifiant de l’inscription au répertoire des métiers ou ;
• Un devis, un document publicitaire ou une correspondance professionnelle, mentionnant le nom ou la dénomination sociale, l’adresse complète et le numéro d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers ou à une liste ou un tableau d’un ordre professionnel, ou la référence de l’agrément délivré par l’autorité compétente ou ;
• Un récépissé du dépôt de déclaration auprès d’un centre de formalités des entreprises pour les personnes en cours d’inscription.

Enfin, dans l’hypothèse où le fournisseur emploie des salariés, le donneur d’ordre doit demander :

• Une attestation sur l’honneur établie par ce cocontractant de la réalisation du travail par des salariés employés régulièrement. (article D8222-5 Code du travail)

L’obligation de diligence du donneur d’ordre : l’authentification des documents

La simple vérification de l’existence de l’attestation de vigilance et des autres documents complémentaires n’est pas suffisante pour contrôler l’identité d’un fournisseur. En effet, une fois obtenus, l’ensemble des documents doivent faire l’objet d’une authentification par le donneur d’ordre.

La vérification effectuée par le donneur d’ordre ne s’apparente donc pas à un simple contrôle de vraisemblance mais à une véritable validation des informations concernant le fournisseur.

Concrètement, le donneur d’ordre doit notamment vérifier en ligne la validité de l’attestation fournie, à l’aide du code de sécurité qui y est mentionné en le saisissant sur le site internet www.urssaf.fr.

Si le donneur d’ordre constate une défaillance chez son fournisseur, il doit en vertu de son devoir de diligence enjoindre le cocontractant de faire cesser, sans délai, cette situation, par lettre recommandée avec accusé de réception (article L3245-2 Code du travail).

Superviser l’authentification d’un fournisseur grâce à un tiers de confiance : le rôle de Provigis

Conscient des contraintes que représentent la collecte et l’authentification des documents transmis par les fournisseurs, Provigis accompagne les entreprises donneuses d’ordre afin de vérifier la conformité de l’ensemble des documents identifiant le partenaire commercial.

Une aide précieuse notamment dans certaines situations particulières qui rallongent la procédure d’authentification. A titre d’exemple, l’attestation de vigilance est temporairement indisponible pour le président d’une SASU qui ne perçoit pas de rémunération et qui n’emploie pas de salariés, soit en raison d’un début d’activité soit de façon permanente. Dans ce cas précis, le président de la SASU devra d’abord déclarer auprès de l’Urssaf l’absence de rémunération afin d’obtenir son attestation de vigilance.

De même, une attestation de vigilance ne peut être remise si le fournisseur a commis une infraction antérieure de travail dissimulé qui n’a pas encore été régularisée.

Dans ce sens l’article L243-15 alinéa 2 du Code de la Sécurité sociale énonce que l’attestation de vigilance est :

“ Délivrée dès lors que la personne acquitte les cotisations et contributions dues à leur date d’exigibilité et, le cas échéant, qu’elle a souscrit et respecte un plan d’apurement des cotisations et contributions restant dues ou conteste leur montant par recours contentieux, à l’exception des recours faisant suite à une verbalisation pour travail dissimulé ”.

En résumé, une attestation de vigilance doit être délivrée par l’organisme de collecte de cotisations sociales y compris en cas de dettes sociales dès lors qu’un plan d’apurement a été souscrit auprès de cet organisme.  En tout état de cause, cette obligation doit toujours attirer l’attention du donneur d’ordre qui devra suivre rigoureusement l’évolution de la situation de son fournisseur pour conclure un contrat et/ou poursuivre les relations commerciales.

L’intervention d’un tiers de confiance afin de superviser la situation du fournisseur permet de faire ce suivi régulier et ainsi de maîtriser efficacement les risques fournisseurs.

Le cas du fournisseur établi à l’étranger

Lorsque le contrat est conclu avec un fournisseur établi à l’étranger détachant ses salariés en France pour l’exécution du contrat, le donneur d’ordre doit demander dès la conclusion du contrat, une liste nominative des salariés étrangers soumis à autorisation de travail, comprenant les précisions concernant :

• la date d’embauche ;
• la nationalité ;
• le type et le numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail

(article D8254-3 et D8254-2 Code du travail et 1262-1 Code du travail).

Les sanctions encourues par le donneur d’ordre en cas de manquement à l’obligation de vigilance

En vertu de l’article L. 8222-2 du Code du travail :

“ Toute personne qui méconnaît les dispositions de l’article L. 8222-1, ainsi que toute personne condamnée pour avoir recouru directement ou par personne interposée aux services de celui qui exerce un travail dissimulé, est tenue solidairement avec celui qui a fait l’objet d’un procès-verbal pour délit de travail dissimulé : Au paiement des impôts, taxes et cotisations obligatoires ainsi que des pénalités et majorations dus par celui-ci au Trésor ou aux organismes de protection sociale (…) ”

Autrement dit, si le donneur d’ordre ne remplit pas son obligation de vigilance, il peut être responsable solidairement avec le fournisseur qui fait l’objet d’une verbalisation pour travail dissimulé.

L’entreprise donneuse d’ordre paiera pour les infractions commises par le fournisseur mais elle peut également perdre le bénéfice de ses propres exonérations et réductions de cotisations (article L133-4-5 Code de la sécurité sociale).

Ces obligations imposent au donneur d’ordre une vigilance accrue concernant le choix du professionnel avec lequel il contracte. C’est pourquoi Provigis accompagne les entreprises en proposant une solution logicielle en mode SaaS assurant la collecte, l’authenticité et la validité des documents légaux pour gérer et prendre en charge les risques fournisseurs.

Textes de référence :

• article D8222-5 Code du travail
• article L3245-2 Code du travail
• article L243-15 alinéa 2 du Code de la Sécurité sociale
• article D8254-3 Code  du travail
• article D8254-2 Code du travail
• 1262-1 Code du travail
• article. L. 8222-2 Code du travail
• article L133-4-5 Code de la sécurité sociale