Quelle sera la place des plateformes et des places de marché dans la relation donneur d’ordres et fournisseurs ?

Le concept des plateformes collaboratives se développe ces dernières années, reflétant la réorganisation des chaînes de valeur par l’externalisation et la délocalisation des activités des entreprises.

En effet, les entreprises se recentrent désormais sur leur cœur de métier en supprimant les activités considérées comme secondaires ou périphériques.

Les entreprises choisissent ainsi de favoriser les activités les plus lucratives en les externalisant grâce à des partenaires commerciaux spécialisés tels que des fournisseurs ou des sous-traitants.

Les plateformes répondent également à un besoin de massification des processus et de facilitation de la circulation des données dans le but de créer plus de valeur. 

En raison de leur caractéristique d’intermédiaire, elles génèrent une plus grande interaction entre les différents acteurs : donneurs d’ordre, fournisseurs, clients etc, et permettent une amélioration constante des services proposés par l’entreprise.

L’utilisation des plateformes répond aussi au souci des donneurs d’ordre et des fournisseurs d’améliorer leur communication et de connaître leur niveau de satisfaction respectif.

Les plateformes se déclinent en différents modèles selon les besoins des utilisateurs. 

Du stockage de documents en ligne, au suivi de projets par réunion à distance, en passant par la mise en relation entre professionnels, le concept présente l’intérêt majeur de pouvoir s’adapter aux objectifs ciblés des entreprises.

Désormais intégrées dans le paysage digital, les plateformes présagent donc de jouer un rôle de premier plan pour la majorité des entreprises, en particulier pour celles ayant recours à des prestataires externes.

Quelle sera la place des plateformes dans la relation donneur d’ordre-fournisseurs ? Faisons le point.

Pourquoi les plateformes séduisent-elles les entreprises de toute taille ?

Concrètement, une plateforme est un espace virtuel où des acteurs entrent en interaction pour échanger sur un sujet commun. Les informations échangées par les parties sont centralisées dans un espace commun accessible aux utilisateurs.

La plateforme a une fonction d’intermédiaire entre les utilisateurs, c’est aussi la raison pour laquelle elles sont parfois qualifiées de “ plateformes collaboratives ” pour illustrer la fonction d’échange qui les caractérise.

Selon les besoins des utilisateurs, la plateforme peut faire l’intermédiaire entre des équipes de travail internes, des donneurs d’ordre et leurs fournisseurs, leur sous-traitants ou leurs clients par exemple.

L’objet des plateformes est varié. Elles peuvent proposer des biens, des services ou encore des contenus produits pour les clients et mis à disposition à titre gratuit ou à titre onéreux selon les objectifs de l’entreprise.

Le succès des plateformes tient à plusieurs facteurs dont celui de l‘instantanéité. Les utilisateurs peuvent échanger des informations en temps réel et gagner en performance et en productivité.

De ce fait, les plateformes favorisent la collaboration et la communication entre les entreprises et leurs partenaires commerciaux tels que les donneurs d’ordre et leurs fournisseurs.

L’utilisation des plateformes collaboratives instaure ainsi un sentiment d’appartenance à l’entreprise et crée un véritable lien entre donneur d’ordre et fournisseur.

Les plateformes permettent par ailleurs une autonomie des utilisateurs qui peuvent avoir accès aux données transférées à tout moment et peuvent y répondre selon leurs disponibilités. Qu’il s’agisse des collaborateurs internes à l’entreprise ou bien de prestataires externes tels que les fournisseurs, les acteurs sont libres d’interagir lorsqu’ils le souhaitent.

Un outil de gestion des risques indispensable

La réglementation relative aux obligations du donneur d’ordre s’est progressivement étoffée ces dernières années. Les donneurs d’ordre doivent en effet faire face à de nombreuses obligations juridiques leur imposant une grande vigilance quant au choix de leurs partenaires commerciaux.

Dans ce sens, les lois relatives au devoir de vigilance des sociétés mères et des entreprises donneuses d’ordre (loi n°2017-399 du 27 mars 2017) et celle relative à l’obligation de vigilance (loi du 31 décembre 1991 (loi n° 91-1383)), exigent des donneurs d’ordre un contrôle rigoureux de la situation juridique de leurs fournisseurs.

Afin de lutter contre le travail dissimulé et prévenir, notamment, les risques d’atteinte à l’environnement liés à l’activité des entreprises partenaires, ainsi que celle de leurs filiales, sous-traitants ou fournisseurs ; la réglementation contraint les donneurs d’ordre à demander à leur fournisseurs certains documents officiels attestant de leur situation juridique régulière.

Concrètement, le donneur d’ordre doit, pour un contrat conclu d’un montant minimum de 5 000 euros hors taxe, demander à ses partenaires commerciaux notamment :

• l’attestation de vigilance URSSAF (attestation de fourniture de déclaration sociale et de paiement des cotisations et contributions de Sécurité Sociale) de moins de 6 mois, dont il faudra vérifier l’authenticité (n° d’authentification)
• l’extrait KBIS (ou carte d’identification auprès du répertoire des métiers ou document comportant certaines mentions ou récépissé du dépôt de déclaration auprès d’un CFE)
• la liste des salariés étrangers soumis à autorisation de travail 

Si le cocontractant est étranger :

• un document mentionnant le n° de TVA intracommunautaire pour l’UE
• le certificat A1 pour les salariés de l’UE soumis au régime de sa législation nationale
• l’attestation URSSAF française pour les salariés hors UE.

Selon le secteur d’activité des partenaires commerciaux, d’autres documents peuvent être demandés, alourdissant la charge administrative des entreprises. En outre, les donneurs d’ordre doivent être vigilants quant à la mise à jour de ces documents dont le renouvellement doit être réalisé régulièrement (en moyenne tous les 6 mois à 1 ans) durant l’exécution du contrat commercial.

Bien que beaucoup d’entreprises disposent d’un département juridique afin de superviser le déroulement des contrats commerciaux, le suivi de la conformité à l’obligation de vigilance du donneur d’ordre exige une organisation irréprochable au regard de la diversité des fournisseurs des donneurs d’ordre.

Afin de maîtriser efficacement les nombreuses obligations légales des donneurs d’ordre et de leurs fournisseurs, certaines plateformes telles que celle de Provigis permettent de collecter et de vérifier les documents légaux et leur validité.

La prise en charge de la collecte et de l’authentification des documents légaux des fournisseurs par Provigis, permet aux donneurs d’ordre de s’alléger d’une lourde tâche administrative. Les donneurs d’ordre peuvent se consacrer à leur cœur de métier tout en gérant efficacement les risques liés à leur relation avec leur donneur d’ordre.

La plateforme Provigis s’adresse également aux fournisseurs puisqu’elle s’engage à collecter les documents transmis directement par les fournisseurs et propose le label “ Fournisseur certifié conforme ”, permettant de valoriser et rendre plus visibles, les fournisseurs de confiance. 

Un outil de gestion de l’écosystème des prestataires externes incontournable

Les donneurs d’ordre sont amenés à diversifier leur panel fournisseurs générant un écosystème riche mais pas toujours facile à maîtriser.

Ajouté aux nombreux autres prestataires externes : sous-traitants, freelances etc, le répertoire des prestataires externes s’étoffent parfois trop vite pour que les entreprises aient le temps de gérer les problématiques qui pourraient se présenter ou bien veiller à faire un bilan régulier avec leurs prestataires.

La plateforme de freelance.com permet de gérer l’écosystème des prestataires externes en assurant un suivi régulier des prestataires externes des donneurs d’ordre. 

La plateforme permet notamment la mise en place de réunions de convergence, de conseil juridiques et transmet des contenus informatifs intéressant les partenaires.

En somme, la plateforme joue le rôle d’accompagnant pour le donneur d’ordre afin de structurer l’écosystème arborescent des prestataires externes.

L’effet synergique des plateformes par la mise en relation entre donneurs d’ordre et fournisseurs 

Parmi les fonctionnalités de la plateforme freelance.com les plus sollicitées, il y a la mise en relation entre entreprises et travailleurs indépendants.

Le succès de cette fonctionnalité est dû au fait que la plateforme s’adapte à tous les statuts ainsi que toutes les tailles d’entreprise : grandes entreprises, PME, freelances etc. 

Concernant les grandes entreprises, la plateforme freelance.com permet d’accéder à une base de données de talents. Elle permet aux entreprises de recruter les profils qui correspondent à leur besoin parmi les profils présélectionnés par la plateforme.

De même, concernant les PME, la plateforme permet d’identifier les experts indépendants correspondant aux projets des entreprises.

Enfin pour les indépendants, la plateforme freelance.com met en relation travailleurs indépendants et entreprises afin de trouver des missions rapidement.

La plateforme génère une véritable synergie des acteurs et des compétences permettant d’avoir toujours accès à un réseau professionnel de qualité.

Les collaborations entre donneurs d’ordre et prestataires externes gagnent en efficacité car la plateforme opère une présélection des meilleurs profils quel que soit leur statut.

La plateforme devient alors un outil fiable et indispensable de recrutement autant pour les donneurs d’ordre que pour leur fournisseurs et les autres prestataires externes.

Textes de référence :

• loi du 31 décembre 1991 (loi n° 91-1383)
• loi du 27 mars 2017 (n°2017-399)