Comment piloter et accompagner ses fournisseurs dans l’incertitude ?

Face au nouveau paradigme imposé par la crise sanitaire, les clients et leurs fournisseurs doivent s’adapter sans cesse à de nouvelles façons de travailler ensemble.

Qu’il s’agisse des distanciations sociales entraînant l’éloignement des partenaires commerciaux, des retards de livraison ou encore des problèmes de trésorerie, les relations commerciales entre clients et fournisseurs ont été éprouvées par diverses problématiques depuis le début de l’épidémie.

En dépit de la rudesse de cette période, beaucoup d’entreprises font le choix d’optimiser la relation avec leur fournisseurs en s’adaptant aux difficultés conjoncturelles vécues par ces derniers.

En effet, qu’elle soit de courte ou de longue durée, la relation client-fournisseur reste précieuse lorsque les partenaires commerciaux ont instauré un lien de confiance réciproque, c’est pourquoi les clients favorisent la communication pour traverser la crise dans les meilleures conditions.

Voyons comment les entreprises clientes peuvent accompagner les fournisseurs durant cette période incertaine.

Trouver des solutions en tenant compte des problématiques des fournisseurs

Annulation de contrats commerciaux, retards de livraison ou fin de collaborations avec leurs sous-traitants, les fournisseurs ont été confrontés à de nombreuses difficultés durant la crise sanitaire.

Certaines entreprises clientes se sont adaptées au ralentissement de l’activité de leur fournisseur afin de leur laisser le temps de reprendre leur souffle en optant notamment pour la poursuite des relations contractuelles même lorsque leurs fournisseurs ne peuvent plus honorer leurs obligations contractuelles.

A titre d’exemple, les clauses contractuelles relatives à “ l’exception d’inexécution ” que le Code civil définit comme le refus pour une partie “ (…) d’exécuter son obligation, alors même que celle-ci est exigible, si l’autre n’exécute pas la sienne et si cette inexécution est suffisamment grave.” ; ne sont pas toujours mises en œuvre par les clients afin de ne pas pénaliser leur fournisseur (1219 Code civil)

Les clients privilégient le dialogue avec leur fournisseur afin de trouver un terrain d’entente et renégocier les conditions contractuelles lorsque cela est nécessaire.

Se rendre disponible aux fournisseurs afin d’entendre l’ensemble de leurs nouvelles contraintes permet par ailleurs aux entreprises clientes d’avoir plus de visibilité sur la suite de leur partenariat commercial et de proposer des solutions adéquates.

De même, certaines entreprises favorisent la mise en relation entre leurs fournisseurs en difficultés et de nouveaux prospects.

Enfin, le partage d’informations concernant des sujets importants pour l’activité des fournisseurs fait partie des moyens d’actions des clients pour soutenir leurs partenaires commerciaux.

Favoriser une collaboration tripartite entre fournisseur-distributeur-client

Favoriser un travail collaboratif entre fournisseur-distributeur-client est un autre moyen d’accompagner les fournisseurs.

Rappelons que le fournisseur fournit à une entreprise cliente les marchandises, alors que le distributeur est l’intermédiaire qui permet aux entreprises d’atteindre leurs clients grâce à la promotion et à la communication.

Cette approche coopérative incluant le distributeur, prend en compte les points de vue des différentes acteurs pour solutionner les problématiques rencontrées par chacun d’entre eux.

La collaboration du distributeur permet ainsi d’optimiser les prises de décisions et mobiliser les compétences de chacun des acteurs afin d’atteindre des objectifs communs.

Soutenir les petits fournisseurs (PME/TPE/Start-up)

Certaines entreprises clientes portent une attention particulière aux fournisseurs de petites tailles tels que les PME/TPE/Start-up en raison de leur proximité géographique.

Les entreprises préfèrent en effet entretenir un réseau local qu’ils estiment à juste titre plus accessible ; un atout majeur durant ce contexte de distanciation sociale.

Par ailleurs, le soutien des PME locales participe à l’objectif de responsabilité sociétale des entreprises (RSE), c’est aussi l’une des raisons pour laquelle la proximité des petits fournisseurs est souvent valorisée.

Ainsi, le soutien des petits fournisseurs peut se traduire par la mise en place de paiement plus flexibles tels que la mise en place de facturation intermédiaire c’est-à-dire des factures d’acomptes permettant d’échelonner les paiements des fournisseurs.

De même, les clients peuvent adapter les conditions contractuelles du partenariat commercial afin de tenir compte de l’impact des fluctuations conjoncturelles auxquelles sont confrontés les fournisseurs locaux.

Renforcer la communication à distance avec les fournisseurs

Les rencontres physiques étant fortement réduites, les contrats en cours peuvent ne pas aller jusqu’à leur terme et les projets en cours ne pas aboutir, si les partenaires commerciaux ne se tiennent pas régulièrement au courant  des aléas rencontrés durant la crise sanitaire.

La communication entre client et fournisseur a donc pris une importance centrale c’est pourquoi les moyens de communication à distance doivent être privilégiés. Aussi, les clients peuvent piloter les projets avec leurs fournisseurs à distance et suivre l’évolution de leur collaboration grâce à différents sites et/ou applications permettant de communiquer à distance et de travailler en groupe (Zoom, skype, Google Hangouts, LiveStorm, Jitsi etc).

Co-construire la relation avec ses fournisseurs : référencer pour fidéliser les fournisseurs.

Les entreprises qui travaillent avec des prestataires externes se retrouvent souvent confrontées au manque de visibilité de leur panel fournisseur. En effet, les entreprises travaillent avec différents fournisseurs dont les profils sont variés : freelances, consultants, sous-traitants etc.

La variété des statuts des fournisseurs génèrent un écosystème de compétences externes pas toujours facile à maîtriser pour l’entreprise, c’est pourquoi certaines entreprises choisissent des partenaires clés comme Freelance.com afin de référencer leur panel fournisseur.

Le référencement consiste à proposer une base de fournisseurs réunissant les informations principales concernant chaque fournisseur.

L’intérêt du référencement réside notamment dans le fait que les entreprises peuvent faire une sélection optimale de leurs fournisseurs selon leurs besoins et ainsi gagner en temps et en compétitivité.

Les fournisseurs ainsi référencés sont fidélisés car ils font partie des prestataires externes contactés en priorité par l’entreprise.

Informer les fournisseurs sur les risques juridiques

La collaboration entre les entreprises et les prestataires externes (fournisseurs, freelances, sous-traitants) présente toujours des risques juridiques tels que la dépendance économique.

Plus le panel fournisseur est varié, plus les partenaires augmentent les chances de survenance des risques juridiques car il n’est pas toujours simple de gérer plusieurs prestataires en même temps.

En outre, les entreprises et leurs fournisseurs ne connaissent pas toujours les réglementations qui leur sont applicables dans le cadre de leur contrat commercial, c’est pourquoi Freelance.com accompagne les entreprises afin d’informer les fournisseurs sur leurs droits et leurs devoirs.

Grâce à cet accompagnement, les fournisseurs sont alertés sur les risques juridiques existants tels que la dépendance économique afin d’éviter toute sanction de requalification du contrat de prestation.

Soigner toutes les étapes de la collaboration client-fournisseur.

Dans le cadre d’une collaboration entre entreprise et fournisseur, Freelance.com intervient afin d’assurer un suivi régulier de chaque étape de la prestation.

Aussi, un espace en ligne est disponible dès le début des missions pour assurer les échanges entre les parties et veiller au bon déroulement du contrat de prestation.

De même, des réunions de suivis entre client et fournisseur sont organisées par Freelance.com afin de superviser l’exécution du contrat entre les partenaires.

Freelance.com veille par ailleurs à ce que clients et fournisseurs aient accès à une assistance juridique en temps réel pour répondre aux problématiques rencontrées durant la collaboration.

Enfin, des questionnaires de satisfaction sont soumis aux partenaires au terme de leur contrat commercial, afin de connaître leurs avis sur le déroulement des missions.

En accompagnant leur fournisseurs, les clients acquièrent des compétences et des savoir-faire précieux pour leur entreprise et instaurent dans le même temps un climat de confiance partenarial.

Adopter une approche collaborative, surtout en période de crise, permet aux partenaires de se soutenir pour faire face aux risques juridiques.