Quels impacts la technologie a-t-elle sur les achats des prestations intellectuelles ?

L’économie du savoir a connu une ascension fulgurante ces dernières années mettant en avant les nouvelles activités axées sur l’innovation, la recherche-développement, les brevets, les logiciels, les ressources humaines etc.

Les prestations intellectuelles constituent aujourd’hui des facteurs stratégiques de la création de valeur par les entreprises. L’externalisation des prestations intellectuelles est désormais une pratique ancrée au sein des Directions achats car elle offre plus de flexibilité et de visibilité aux entreprises.

Ce type de prestations, parfois aussi nommés actifs intellectuels, ne cessent de prendre de l’ampleur puisqu’elles touchent presque tous les domaines. Du juridique au RH, en passant par le commerce ou le marketing entre autres, les prestations intellectuelles offrent un large panel de choix aux entreprises qui externalisent ce type de prestations.

La vitesse d’expansion des prestations intellectuelles rend leur achat parfois complexe, c’est pourquoi certaines technologies récentes visent à sécuriser et faciliter les processus d’achat.

Comment les technologies impactent-elles positivement les achats de prestations intellectuelles ? Explications.

Comment l’émergence des technologies participent-elles à la performance des entreprises par la création de valeur ?

La performance de l’entreprise peut être comprise sous différents angles :

• Une performance fonctionnelle (vente – marketing, comptabilité – finance, production – gestion des ressources humaines) ;

• Une performance processuelle (gestion de la chaîne d’approvisionnement, de l’innovation et de la communication).

En toute hypothèse, une entreprise peut atteindre une performance globale si elle crée de la valeur régulièrement.

La création de valeur est une stratégie globale qui permet en effet à l’entreprise d’accroître ses profits et d’augmenter la satisfaction clients sur du long terme.

La pérennité de l’entreprise est donc au cœur de l’objectif de création de valeur lui assurant un véritable avantage concurrentiel.

La création de valeur peut concerner l’aspect financier en se donnant pour objectif d’augmenter la rentabilité de l’entreprise. Elle peut aussi concerner l’aspect marketing en augmentant la qualité des produits et des services proposés afin de maintenir la satisfaction client.

Le développement des Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) ont clairement permis aux entreprises de se démarquer de la concurrence en créant de la valeur plus facilement.

En effet, l’usage des TIC peut générer des réductions de coûts des entreprises tout en leur permettant de diversifier leurs offres et services.

Les technologies sont par ailleurs des vecteurs rapides de l’information par exemple utilisés à titre de : comparateurs de fournisseurs, comparateurs de clients, plateforme de mise en relation entre vendeurs et acheteurs etc.

Les TIC participent ainsi à identifier plus facilement le meilleur rapport qualité-prix et avoir une bonne visibilité du panel de choix de services existant sur le marché.

De même, les durées de production, de livraison ainsi que de vente et d’achat de biens et de services sont raccourcies grâce aux TIC.

Il en résulte un gain de productivité important favorisant la compétitivité des entreprises et par conséquent une croissance économique plus stable.

Au sein de ce domaine de la télématique, certaines technologies spécifiques sont destinées aux services achats des entreprises afin d’optimiser, encadrer et faciliter les achats de prestations intellectuelles. 

Quelles sont les technologies au service des achats de prestations intellectuelles ?

On observe récemment l’utilisation de nouvelles technologies au service des achats de prestations intellectuelles afin d’automatiser les processus d’achat. Les fonctions achats peuvent ainsi améliorer leur agilité opérationnelle.

Parmi les tendances technologiques utilisées par les Directions des achats citons :

L’e-procurement

L’e-procurement (approvisionnement électronique ou approvisionnement en ligne) consiste à dématérialiser les transactions commerciales entre les entreprises et leurs fournisseurs pour optimiser le processus achat, dans le secteur BtoB (Business to Business).

Concrètement, cette technologie vise à optimiser trois étapes centrales du processus achats d’une entreprise (Procure-to-Pay) :

• La sélection des produits ;
• L’envoi de la commande ;
• La facturation.

Les bénéfices de l’e-procurement sont multiples. Il permet tout d’abord de réduire les coûts en facilitant les échanges entre la fonction achat de l’entreprise et son fournisseur grâce à la dématérialisation.

Il permet également de supprimer les tâches périphériques des services achats permettant d’optimiser les processus achat.

Les solutions e-procurement permettent donc d’optimiser la gestion et la stratégie achat participant aux performances et la compétitivité de l’entreprise.

Le référentiel des contrat

Certaines technologies permettent la mise en place d’un référentiel structuré des contrats.

L’objectif est de gérer efficacement et en temps réel les contrats conclus avec les fournisseurs.

Le référentiel contrats fournisseurs permet ainsi de valider les coûts des contrats et de suivre en temps réel les annulations et modifications qui pourraient survenir durant l’exécution du contrat.

La mise en place d’un référentiel de gestion des contrats nécessite l’inventaire des catégories de contrats (contrats basés sur l’activité, contrats de performance, accords cadres etc).

Cette technologie participe à la performance globale de l’entreprise en encadrant la conformité des contrats mais aussi par un gain de temps considérable grâce à la robotisation des rédaction de contrat.

Les risques juridiques liés aux achats de prestations intellectuelles sont donc mieux encadrés.

La gestion performance des fournisseurs

Il s’agit d’un service de pilotage permettant de vérifier que certains indicateurs clés de performance sont atteints.

L’utilisation de cette technologie permet entre autres de vérifier la conformité de la facturation.

L’objectif de la gestion des performances des fournisseurs est de favoriser la visibilité pour tous les acteurs de la Supply Chain et une compréhension partagée des indicateurs clés de performance.

L’e-sourcing

L’e-sourcing est une série d’outils digitaux qui facilitent les activités de sourcing stratégique et les procédures d’achats exécutées par les Directions achat.

L’e-sourcing permet d’organiser les dépenses et les fournisseurs, ce qui a pour effet de générer des économies, renforcer la capacité des Achats et limiter les risques liés à la Supply chain.

L’analyse automatique des dépenses

L’analyse des dépenses permet d’exploiter un extrait de de données achats représentatives afin d’en tirer des enseignements opérationnels.

L’analyse des dépenses vise à améliorer la performance globale de l’entreprise.

Gestion information fournisseurs

Il s’agit ici de tenir à jour une liste de fournisseurs approuvés en catégorisant chacun d’entre eux selon leurs secteurs d’activités, leurs biens et services proposés.

L’utilisation de la Gestion information fournisseurs permet d’organiser l’écosystème des fournisseurs générant des gains de performance pour les Directions achats, tant au niveau opérationnel, en réduisant la charge de travail pour les acheteurs, qu’au niveau stratégique, en termes d’aide à la décision et de maîtrise des risques.

Le choix stratégique des fournisseurs utilisant les dernières technologies

L’innovation est un autre levier de création de valeur, c’est pourquoi les Directions des achats s’appliquent à choisir des fournisseurs détenant une importante innovation.

Pour cela la fonction achat doit faciliter la collaboration et les échanges avec les fournisseurs notamment par l’utilisation d’outils collaboratif, des réseaux sociaux internes ou de certaines plateformes destinées aux échanges entre les parties.

L’innovation est un facteur central de création de valeur car elle impacte directement les comportements des consommateurs à laquelle les entreprises se doivent d’être sensibles pour offrir les produits et services les plus pertinents.

L’innovation est un donc incontournable pour rester concurrentiel et augmenter le chiffre d’affaires de l’entreprise.

La facteur innovation s’exprime de différentes façons dans l’entreprise. Il peut en effet s’appliquer :

• À la chaîne de production et l’organisation même de l’entreprise (nouveaux équipements, automatisation des processus etc) ;
• À la digitalisation des moyens de vente et du service client de l’entreprise telle que l’utilisation des chats bots par exemple.