Indicateurs de performance : Quels sont les facteurs clés de réussite de cette digitalisation de la fonction Achats ?

Entre prévention des risques, performance économique, et création de valeur, les Directions achats des entreprises sont une fonction complexe aux enjeux majeurs. 

La fonction achats n’a pas échappé à la révolution digitale et elle s’est progressivement familiarisée avec de nombreuses technologies lui permettant un précieux gain de temps mais aussi la réduction de certains coûts de transaction.

La digitalisation semble ainsi avoir eu un effet vertueux dans tous les domaines de la fonction achats en mettant à profit différentes technologies et accélérant ainsi des procédures longues telles que l’analyse des offres reçues, les temps d’archivages des offres et documents, les temps de contact et de relance des fournisseurs etc.

Des réseaux collaboratifs aux outils de RPA (Robotic Process Automatisation) en passant par les solutions d’analyses prédictives, les fonctions achats ont su tirer profit des nouvelles technologies ce qui améliorent indéniablement les relations fournisseurs.

Selon l’étude “Tendances et priorités des départements achats”, réalisée par le cabinet AgileBuyer avec le CNA, 62% des directions achats ont mis en place ou ont déjà mis en place une stratégie de transformation digitale alors qu’ils n’étaient que 46% en 2019.

Quels sont les facteurs clés de réussite de cette digitalisation de la fonction Achats ? Faisons le point.

La dématérialisation des processus purchase to pay (P2P)

La dénomination Procure-to-Pay, aussi appelée P2P et Purchase to Pay, est un processus d’achats pour une entreprise. Il concerne les trois processus du cycle de vie des achats à savoir la demande d’achat, le suivi de l’achat et le règlement du paiement.

Générateur de nombreuses tâches à faible valeur ajoutée telles que des procédures administratives et/ou juridiques, la digitalisation des fonctions achats permet d’optimiser ces tâches par la dématérialisation des processus P2P.

La dématérialisation des processus P2P permet de concentrer le temps de travail des équipes sur des missions plus stratégiques.

La conformité réglementaire et la vérification de l’obligation de vigilance dans le cadre des relations clients-fournisseurs est un bon exemple des bénéfices de la digitalisation.

En effet, en tant que donneur d’ordres les entreprises doivent s’assurer régulièrement de la conformité des documents légaux, réglementaires et de la RSE de leurs fournisseurs. Une obligation légale contraignante simplifiée par la digitalisation de la procédure en automatisant l’intégration des documents légaux et en vérifiant leur mise à jour régulière (tous les 6 mois en moyenne).

De même, les outils P2P modifient la transmission et le mode d’acquisition des factures. En effet, ils permettent de transformer automatiquement des pièces jointes en facture numérique et le chargement de factures sur le portail fournisseurs.

Les outils P2P permettent aussi de supprimer totalement les interventions manuelles puisque les factures sont automatiquement rapprochées des commandes et le suivi de l’envoi et de la réception sont pris en charge grâce à des interfaces avec les systèmes de facturation fournisseurs. 

La place des plateformes au sein des fonctions achats

Les plateformes ou marketplace gagnent du terrain dans les fonctions achats car elles proposent des solutions innovantes et offrent une flexibilité importante.

Les plateformes sont des espaces virtuels où des acteurs entrent en interaction pour échanger sur un sujet commun. Les informations échangées par les parties sont centralisées dans un espace commun accessible aux utilisateurs. La plateforme centralise toutes les informations telles que les informations sur les fournisseurs référencés, les offres de produits et services, la partie comptable ainsi que les aspects financiers.

Les marketplace e-procurement s’imposent parmi les grandes tendances Achats en particulier concernant les achats indirects. 

En se dotant de market place, les entreprises améliorent la relation acheteur-fournisseur en rendant plus efficaces les processus d’achat, le paiement ainsi que la supply chain.

Les marketplace génèrent naturellement la fidélisation d’un écosystème de partenaires au sein d’un cadre de confiance sécurisé.

Au-delà de la réduction des tâches administratives des Directions achats, les plateformes permettent de réduire les réclamations, d’autonomiser le prescripteur et de provoquer de nouvelles opportunités commerciales pour les fournisseurs.

L’intelligence artificielle au service du pilotage des achats

Le Big Data et l’intelligence artificielle sont deux systèmes complémentaires dont les fonctions achats ne peuvent plus se passer.

Rappelons que l’intelligence artificielle (IA) désigne l’ensemble des technologies capables de reproduire les capacités analytiques d’un être humain. C’est grâce à un processus d’apprentissage appelé Machine learning lui-même alimenté par le Big Data.

Appliqués aux fonctions achats, l’IA permet de nombreuses opérations telles que la classification automatique des factures fournisseurs permettant ensuite des analyses prédictives qui peuvent concerner différents domaines : les opportunités sur le marché fournisseurs, les risques liés aux fournisseurs ou encore les risques RSE.

En somme, l’IA et le Big data deviennent des soutiens fiables des services achats qui peuvent améliorer le pilotage de la performance fournisseur en s’appuyant sur les données recueillies et analysées. Des outils qui accompagnent l’acheteur dans ses prises de décisions afin de définir de meilleures stratégies d’achat.

La digitalisation au service de la gestion des contrats fournisseurs

La gestion des contrats fournisseurs fait partie des préoccupations centrales car elle joue le garde-fou de différents risques.

Parmi eux, les risques stratégiques et financiers (non-respect des tarifs contractuels) ; les risques réglementaires et légaux (litiges relatifs à l’absence de Responsabilité Civile/décennale d’un fournisseur) ; les risques informatiques (perte de données, piratage etc) ; les risques de responsabilités sociétales (travail dissimulé, fausse sous-traitance etc) ; les risques environnementaux (normes de sécurité et chimiques, pollution etc) ; les risques opérationnels (retard de livraison , retours de produits défectueux etc).

La multiplicité des enjeux dans le cadre de la gestion des contrats fournisseurs, laisse peu de place aux aléas et aux erreurs car une mauvaise gestion de la relation fournisseur peut avoir des conséquences graves.

La digitalisation de la gestion des risques contractuels permet la mise en place de processus neutralisant certains dangers en automatisant la cartographie des risques fournisseurs au sein des familles d’achats selon leur degré de criticité.

De même, il est possible d’automatiser la classification des probabilité de réalisation des risques afin de les anticiper.

En d’autres termes, l’utilisation d’un outil digital optimise le processus d’achats et permet de mieux maîtriser les risques. 

Les décideurs ont ainsi une vision globale de la qualité de leurs fournisseurs avec lesquels ils choisissent de collaborer.