La digitalisation des achats : bonnes pratiques et outils technologiques

La digitalisation des achats, désigne l’intégration des technologies numériques dans les processus d’achat d’une entreprise. Cela inclut l’utilisation de logiciels, d’outils numériques, d’automatisation et de technologies avancées (intelligence artificielle, le cloud, les objets connectés, la blockchain, etc.) pour simplifier, automatiser et optimiser l’ensemble des étapes liées à l’achat de biens et services.

En tirant parti des dernières technologies de l’information, la digitalisation des achats offre de nombreux avantages : gain de temps, réduction des erreurs, réduction des tâches manuelles, optimisation des coûts et meilleure visibilité sur les processus. 

Pour en profiter pleinement, les entreprises doivent investir dans des outils adaptés, former les équipes et adopter une stratégie claire pour intégrer ces technologies dans les pratiques de l’entreprise.

Comment les entreprises peuvent-elles réussir la mise en place de la digitalisation des achats ? Réponses dans cet article.

Comment la digitalisation des achats optimise les processus et stimule la création de valeur ?

La digitalisation des achats fluidifie les processus grâce à l’automatisation des tâches répétitives ce qui permet aux acheteurs de se concentrer davantage sur la création de valeur pour l’entreprise.

La digitalisation des achats permet aussi de rendre les méthodes de travail plus uniformes, simplifiant le processus, améliorant l’efficacité de chaque étape et minimisant les risques d’erreurs.

De même, la gestion des données rend le suivi des achats et le contrôle du panel fournisseurs plus transparents. Les équipes ont en effet accès à des informations fiables, leur permettant d’ajuster leurs stratégies et de suivre les résultats de leurs actions avec davantage de facilité.

Réussir la transformation numérique des achats en 5 étapes clés

La digitalisation des achats nécessite la mise en place d’une approche structurée, étape par étape. Chaque phase, de l’audit initial à la formation des équipes, joue un rôle central dans la réussite de cette transformation.

 1. Réaliser un audit complet du processus achats

La première étape pour réussir la digitalisation des achats est de réaliser un audit complet du processus existant afin d’identifier les problématiques et les inefficacités. 

L’audit permet notamment :

• D’identifier et de détailler chaque étape du processus d’achat, depuis la demande jusqu’à la réception des produits ou services grâce à une cartographie des processus.

• D’identifier acteurs et outils impliqués dans le processus (acheteurs, responsables, fournisseurs ; ERP, Excel, systèmes de gestion des commandes etc).

• De repérer les erreurs fréquentes ou les étapes manuelles qui pourraient être automatisées.

• D’analyser comment la digitalisation pourrait améliorer chaque étape, en terme de gain de temps, réduction des erreurs et optimisation des coûts.

2. Fixer des objectifs clairs

Il s’agit de fixer des objectifs précis afin de mesurer le succès de la transformation. Les objectifs peuvent inclure :

• Réduction des coûts d’achat : optimisation des négociations avec les fournisseurs, réduction des coûts cachés.

• Amélioration de l’efficacité : automatisation des tâches répétitives, réduction des délais de traitement des commandes.

• Amélioration de la visibilité : suivi en temps réel des commandes, des stocks et des performances des fournisseurs.

• Réduction des erreurs humaines : moins de risques d’erreurs liées à la saisie manuelle ou à une mauvaise communication.

3. Réaliser une feuille de route (roadmap) de la digitalisation

Une fois les objectifs fixés, il est nécessaire de créer une roadmap (feuille de route) qui précise les étapes à suivre pour mettre en place la digitalisation des achats. 

Cela inclut : 

• L’identification des processus les plus complexes à digitaliser en premier tels que l’automatisation des commandes ou la gestion des stocks.

• La définition des délais pour la mise en place de chaque étape comme par exemple une durée de 6 mois pour la formation des collaborateurs.

• La détermination des ressources humaines et financières nécessaires à la mise en œuvre de la digitalisation : budget, équipe, outils technologiques, partenaires etc.

• La planification des risques potentiels dans la mise en place de la digitalisation.

4. Définir des KPI pour mesurer les résultats

Pour évaluer la performance de la digitalisation, il est important de définir des KPIs (indicateurs clés de performance) permettant de mesurer son impact, tels que :

• La réduction des délais de traitement des commandes et l’amélioration du taux de livraison à temps.

• La réduction des coûts d’approvisionnement, des frais administratifs, et des coûts liés aux erreurs.

• L’amélioration de la qualité des données, avec une réduction des erreurs de commande et une gestion des stocks plus précise.

• Les retours des équipes internes et des fournisseurs sur l’efficacité du nouveau processus.

5. Former les collaborateurs

La formation des collaborateurs est une étape indispensable pour garantir le succès de la digitalisation. Elle permet d’expliquer les objectifs de la digitalisation, son importance pour l’entreprise et comment elle bénéficiera à chaque acteur.

Elle permet également de former les collaborateurs à l’utilisation des nouveaux outils numériques (ERP, plateformes de gestion des achats, outils de collaboration).

Les outils technologiques au service de la digitalisation du processus achat

Il existe aujourd’hui une grande variété d’outils permettant de digitaliser le processus d’achat.

1. L’intelligence artificielle (IA) pour améliorer la prise de décision et réduire les coûts

L’IA est de plus en plus présente dans tous les secteurs d’activité, et les achats ne font pas exception. C’est l’un des domaines qui bénéficie le plus de son potentiel.

Dans les achats, l’IA peut prédire des tendances, optimiser les choix de fournisseurs, et même automatiser les négociations de prix. Grâce à des algorithmes, l’IA apprend, analyse des données et prend des décisions pour optimiser la gestion des achats.

Les données historiques lui permettent d’anticiper les besoins, d’automatiser la négociation fournisseurs et de détecter les anomalies dans les commandes.

L’utilisation de l’IA contribue donc à réduire les coûts et à améliorer la prise de décision, rendant le processus d’achat plus efficace.

2. La digitalisation des achats : utiliser les données pour une gestion plus efficace

L’IA repose sur l’exploitation des données collectées. Par conséquent, la digitalisation des achats passe également par la collecte, l’analyse et l’interprétation des informations.

Les équipes achats utilisent ces données pour identifier les tendances, suivre les performances des fournisseurs, analyser les dépenses et repérer des opportunités de réduction des coûts.

3. Blockchain : optimiser les achats pour une meilleure traçabilité et transparence

La blockchain (ou chaîne de blocs) est une technologie permettant de stocker et de transmettre des informations de manière transparente, sécurisée, et décentralisée, sans nécessiter d’entité centrale de contrôle.

Cet outil est très utile pour les achats, car il permet de suivre en temps réel l’ensemble des étapes du processus d’achat, de la commande à la livraison, ce qui améliore la visibilité et la gestion des stocks. Cela facilite également la gestion de la chaîne d’approvisionnement et permet de vérifier la provenance des produits.

Enfin, cela renforce la confiance avec les fournisseurs en assurant la transparence des échanges.

4. RPA (Robotic Process Automation)

Le RPA (Robotic Process Automation) permet d’automatiser les tâches répétitives et chronophages. Il simplifie des processus tels que la saisie de données, la gestion des commandes ou la facturation, offrant ainsi un gain de temps, une réduction des erreurs humaines et une amélioration significative de la productivité.

La digitalisation des achats est donc un levier stratégique incontournable pour les entreprises. En intégrant des outils technologiques, elles peuvent non seulement optimiser leurs processus, mais aussi améliorer la transparence et l’efficacité. Toutefois, pour que cette transformation soit réussie, il est primordial d’adopter de bonnes pratiques en suivant un processus structuré et utiliser les outils adaptés.