La contractualisation des achats avec un prestataire ou un sous-traitant

Plusieurs étapes jalonnent le processus d’achat entre une entreprise et son prestataire ou son sous-traitant.

De la définition du besoin de l’entreprise en passant par la recherche du fournisseur ou du prestataire, jusqu’à la contractualisation de l’achat, le processus est long, et chaque phase doit être abordée avec rigueur et méthodologie.

L’opération d’achat génère donc un contrat entre les parties qui selon les termes du Code civil : “est un accord de volonté entre deux ou plusieurs personnes destinées à créer, modifier, transmettre ou éteindre des obligations ”

Article 1101 Code civil

Bien qu’elle arrive à la fin du processus d’achat, la phase de la contractualisation demeure centrale car elle reprendra tous les termes des accords convenus lors de la négociation.

La signature du contrat doit ainsi tenir compte de la phase précontractuelle qui détermine la validité du contrat.

Comment l’opération d’achat fait-elle naître un contrat entre clients et prestataires ou sous-traitants ? Quelles sont les étapes à respecter ? Le point dans cet article.

Le processus de conclusion du contrat d’achat

Avant la conclusion du contrat d’achat les parties doivent s’accorder sur les termes du contrat. Il s’agit de la phase précontractuelle ouvrant la négociation entre l’entreprise et son prestataire ou son sous-traitant.

Existent-ils des obligations précontractuelles ?

Oui, les parties doivent avant la conclusion du contrat d’achat, respecter un certain nombre d’obligations déterminant la validité des consentements et donc la validité du contrat.

Ainsi, le Code civil prévoit tout d’abord que les négociations sont libres si les parties au contrat sont de bonne foi (article 1112 Code civil).

Les dispositions du Code civil imposent par ailleurs aux parties d’échanger les informations majeures qui déterminent le consentement des parties.

L’entreprise et son prestataire ou son sous-traitant sont donc tenus à une obligation d’informations afin de transmettre à l’autre partie toute information susceptible d’impacter le consentement de celle-ci (article 1112-1 Code civil).

A titre d’exemple, l’information peut porter sur la qualité du bien ou du service vendu. Néanmoins, ce devoir d’information ne porte pas sur l’estimation de la valeur de la prestation.

En cas de manquement à ce devoir d’information, le contrat peut être entaché de nullité.

Enfin, les parties au contrat sont tenues à la confidentialité des informations obtenues à l’occasion des négociations, à défaut elles engagent leur responsabilité (article 1112-2 Code civil).

Dans ce sens, les tribunaux ont déjà condamné pour concurrence déloyale celui qui avait utilisé une information obtenue lors des négociations (Cass. com. 3-10-1978 n° 77-10.915 ; Cass. com. 3-6-1986 n° 84-16.971).

Quel évènement marque le début de la conclusion du contrat d’achat ?

C’est à partir de l’acceptation de l’offre que le contrat est considéré comme étant conclu entre les parties (article 1121 Code civil).

Le contrat est ainsi formé par la rencontre d’une offre et d’une acceptation par lesquelles l’entreprise et le prestataire ou son sous-traitant manifestent leur volonté de s’engager (article 1113 Code civil).

L’offre doit mentionner les éléments essentiels du contrat envisagé et prévoir les conditions de son acceptation sinon elle ne constitue qu’une invitation à entrer en négociation (article 1114 Code civil).

Si dans un délai raisonnable ou bien à la date à laquelle l’offrant a fixé une date d’expiration de l’offre, l’offre n’est pas acceptée, celle-ci est caduque (article 1117 Code civil).

Une rétractation possible mais conditionnée

Le Code civil prévoit que dans certaines conditions l’offrant peut revenir sur son offre.

Aussi, l’offrant peut se rétracter librement si l’offre n’est pas parvenue au destinataire (article 1115 Code civil).

Toutefois, l’offre ne peut être rétractée avant l’expiration d’un délai fixé par l’offrant ou à l’issue d’un délai raisonnable (1116 Code civil).

Les règles spécifiques applicables à la conclusion du contrat de sous-traitance

La loi du 31 décembre 1975 encadre l’opération de sous-traitance définie comme l’opération par laquelle un entrepreneur principal (le donneur d’ordre) confie, sous sa responsabilité, à une autre entreprise (le sous-traitant) tout ou partie du contrat d’entreprise qu’il a conclu avec le maître d’ouvrage.

Cette loi prévoit qu’au moment de la conclusion du contrat, “ l’entrepreneur qui entend exécuter un contrat ou un marché en recourant à un ou plusieurs sous-traitants doit, (…) pendant toute la durée du contrat ou du marché, faire accepter chaque sous-traitant et agréer les conditions de paiement de chaque contrat de sous-traitance par le maître de l’ouvrage ; ” (article 3 Loi du 31 décembre 1975 relative à la sous-traitance).

Autrement dit, 2 conditions cumulatives sont nécessaires en présence de plusieurs sous-traitants et ce dès la conclusion du contrat :

• l’acceptation du sous-traitant par le maître d’ouvrage,
• l’acceptation de l’agrément des conditions de paiement par le maître d’ouvrage.

La réunion de ces conditions lors de la conclusion du contrat a pour effet de donner au sous-traitant le droit de réclamer le paiement directement au maître d’ouvrage dans l’hypothèse ou le sous-traitant ne serait pas payé par l’entrepreneur principal.

Le maître de l’ouvrage a donc la responsabilité de vérifier que l’entrepreneur principal a bien exécuté ses obligations à l’égard de son cocontractant sous peine d’être contraint à un double paiement.

A l’inverse, si le maître d’ouvrage n’a jamais accepté le sous-traitant ou agréé les conditions de paiement, le sous-traitant n’est pas en mesure d’exercer une action directe en paiement à l’encontre du maître d’ouvrage.

“ (…) Lorsque le sous-traitant n’aura pas été accepté ni les conditions de paiement agréées par le maître de l’ouvrage dans les conditions prévues à l’alinéa précédent, l’entrepreneur principal sera néanmoins tenu envers le sous-traitant mais ne pourra invoquer le contrat de sous-traitance à l’encontre du sous-traitant. ”

Article 3 Loi du 31 décembre 1975 relative à la sous-traitance

La validité du contrat d’achat entre une entreprise et son prestataire ou son sous-traitant est conditionnée par le respect des étapes précontractuelles durant la négociation.

Le contrat de sous-traitance se démarque par des règles très protectrices du sous-traitant en cas de défaillance de l’entrepreneur principal. Les parties veilleront à vérifier que les conditions spécifiques au contrat de sous-traitance sont réunies lors de sa conclusion.

Textes de référence :

• article 1101 Code civil
• article 1112-1 Code civil
• article 1121 Code civil
• article 1113 Code civil
• article 1114 Code civil
• article 1117 Code civil
• article 1115 Code civil
• article 1116 Code civil
• Loi n° 75-1334 du 31 décembre 1975 relative à la sous-traitance
• Cass. com. 3-10-1978 n° 77-10.915
• Cass. com. 3-6-1986 n° 84-16.971