Comment identifier et qualifier un besoin pour un projet ?

La conduite de projet est l’une des tâches les plus notoirement complexes au sein d’une entreprise. Elle suppose à la fois d’identifier l’ensemble des ressources nécessaires, d’établir un planning détaillé de livraison et de coordonner harmonieusement une grande diversité d’intervenants.

Dans des domaines comme l’IT, le marketing ou encore la communication, la qualification des besoins exige une méthodologie précise pour assurer la réussite du projet. Outre les questions financières ou logistiques, la planification des ressources humaines en constitue évidemment un aspect central.

Comment identifier les compétences clés et constituer une équipe pleinement opérationnelle ? Les entreprises étendues peuvent notamment recourir aux travailleurs freelances et salariés externes pour couvrir leurs besoins de staffing.

Quels sont les types de ressources à prévoir pour un projet ?

Un chef de projet dans le digital ou un autre secteur d’activité doit traditionnellement évaluer trois types de besoins pour mener à bien sa mission :

• Les ressources financières ;
• Les ressources matérielles ;
• Les ressources humaines.

Comment définir les ressources financières d’un projet ?

Les ressources financières désignent tout simplement le budget global alloué.

Le chef de projet dispose le plus souvent d’une marge de manœuvre faible, voire inexistante, sur cette question. La somme disponible, en effet, est déterminée soit par le client, soit par les instances dirigeantes de l’organisation. Le rôle du chef de projet consiste donc surtout à optimiser la consommation des fonds disponibles.

En règle générale, les besoins financiers à intégrer incluent :

• La rémunération de l’ensemble des acteurs du projet – incluant les collaborateurs internes et les talents sollicités en externe ;
• Le coût des fournitures et des achats matériels (matières premières, équipement et machines…) ;
• Les frais de déplacement ;
• Les frais divers de fonctionnement (énergie, immobilier…).

Comment définir les ressources matérielles d’un projet ?

Les ressources matérielles peuvent englober des éléments et équipements rentrant déjà dans l’actif de l’entreprise, mais aussi des nouveaux besoins à satisfaire. Cela inclut :

• Les besoins immobiliers (mise à disposition d’une salle, d’un bâtiment, d’un terrain…) ;
• Les besoins d’équipement (téléphonie, machines, voitures) ;
• Les besoins en fourniture (matériaux de construction, matières premières diverses…) ;
• Les besoins IT, incluant à la fois le hardware et le software (ordinateurs et/ou logiciels métiers).

Comment définir les ressources humaines d’un projet ?

La définition des ressources financières et matérielles reste relativement simple dans la majorité des cas, avec des données bien établies et connues à l’avance. Il n’en va pas de même pour la détermination des ressources humaines à affecter.

Bien souvent, une mission d’une certaine complexité conduit le chef de projet à s’entourer d’une équipe pluridisciplinaire. Cette dernière doit idéalement cumuler l’ensemble des compétences, de l’expérience et du savoir-faire qui conditionneront la réussite collective.

Il est recommandé de suivre les étapes suivantes pour parvenir à une évaluation RH complète et rigoureuse :

• Dressez tout d’abord la liste de l’ensemble des tâches à réaliser dans le cadre du projet. Pour un maximum de granularité et de précision, ne vous limitez pas à l’inventaire des métiers ou fonctions. En recensant chaque tâche, vous vous donnez les meilleures chances de caractériser un besoin pour une compétence plus rare et atypique.

• Identifiez ensuite toutes les compétences associées à ces tâches. Il vous sera possible, dès cette étape, d’évaluer si vous disposez des ressources suffisantes en interne – ou non. Le cas échéant, l’étude des moyens humains mobilisés pour un précédent projet d’envergure comparable vous donnera un bon aperçu des besoins.

• Constituez votre équipe, en faisant appel aux bonnes personnes, disposant du meilleur profil pour chaque tâche confiée.

Dans la grande majorité des cas, un chef de projet ne pourra pas s’appuyer uniquement sur les salariés et collaborateurs de l’entreprise. Le risque est de souffrir d’un niveau d’expertise trop faible sur des thématiques exigeant une compétence rarement – ou jamais – mobilisée en interne.

Le recours aux travailleurs freelances et aux salariés externes est devenu récurrent pour la conduite de projets de tous types. En 2021, 57 % des entreprises étendues ont fait appel au moins une fois à l’un de ces intervenants extérieurs, rémunérés à la mission.

N’hésitez donc pas à vous lancer au plus tôt dans la recherche de talents externes, dès la détection initiale de la compétence manquante. En accordant le temps nécessaire au processus de recrutement et sélection, vous pourrez identifier plus facilement le meilleur intervenant pour chaque tâche, et négocier ses conditions d’intervention.

Quels outils pour mieux identifier les besoins d’un projet ?

Les supports et les canevas ne manquent pas pour assister les entreprises et les organisations dans la planification de leurs projets.

• L’utilisation d’un logiciel de planification est recommandée pour coordonner l’ensemble des préparatifs. Ce type de produit est spécifiquement conçu pour assurer le pilotage des ressources humaines et matérielles d’une entreprise, via la création de planning à la journée, à la semaine ou encore au mois.

• Sur le plan méthodologique, la structure WBS (Work Breakdown Structure) se révèle souvent très performante. Elle consiste à décomposer chaque phase du projet en éléments multiples, puis chaque élément en un ensemble de tâches uniques.

• La méthode Agile et ses nombreux dérivés sont particulièrement répandus dans le domaine de l’IT ou du marketing/communication. Elle peut être appliquée dès la phase de définition des ressources à allouer, en privilégiant une approche centrée sur les besoins client.

Comment trouver les talents nécessaires à la réussite d’un projet ?

Dans un contexte de pénurie d’effectifs et de difficultés de recrutement, la concurrence entre les entreprises étendues est rude pour attirer les meilleurs talents indépendants.

La rencontre de l’offre et de la demande a lieu aujourd’hui essentiellement en ligne, sur de grandes plateformes spécialisées dans le travail freelance. La consultation régulière des disponibilités est un bon réflexe pour les donneurs d’ordres ou responsables d’achats à la recherche de prestataires performants et compétitifs.

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