Comment bien définir son besoin lorsqu’on est acheteur ?

C’est une question parfois sous-estimée, et pourtant indispensable : « mon besoin est-il bien défini ? ». Pour les marchés publics en particulier, qui représentent une enveloppe de 200 milliards d’euros par an et font partie des grands clients des freelances, l’étape consistant à bien définir un besoin est essentielle. Pourquoi, et surtout, comment ?

Bien définir les contours de son besoin

La clé de la définition d’un besoin réside dans la bonne identification des missions et des responsabilités auxquelles l’achat devra répondre. Il est important, pour cela, d’énumérer l’ensemble des enjeux concernés.

À ce stade, vous pourriez déjà avoir besoin de l’intervention d’un tiers si cette expertise n’entre pas dans les compétences de votre organisation. Dans ce cas, il est souvent préférable de faire intervenir un freelance ou une petite société qui saura poser un diagnostic et vous fournir une liste de caractéristiques techniques à respecter. Comme le rappelle le site du ministère de l’Économie, « conformément à l’article 31 de l’ordonnance N° 2015-899 du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics, l’acheteur doit définir ses besoins en recourant à des spécifications précises qui sont des prescriptions techniques décrivant les caractéristiques d’un produit, d’un ouvrage ou d’un service ».

L’article ajoute également l’obligation pour l’acheteur de prendre en compte des objectifs de développement durable. Ce sont là autant d’obstacles à un bon diagnostic et qui doivent vous inciter, si besoin, à faire appel à un freelance qualifié.

Les 130 000 acheteurs publics français constituent l’une des cibles privilégiées des freelances et des TPE/PME. (D’après le site spécialisé AOP Consulting, les entreprises répondent à 30 % des offres.)

Les risques d’un besoin mal défini

Sachant cela, les risques que présente un besoin mal défini peuvent être facilement déduits.

Tout d’abord, si le besoin n’a pas été clairement compris, les chances que l’achat n’aboutisse pas sont élevées. Cela peut faire perdre un temps précieux (et parfois considérable) à votre organisme, mais il s’agira alors d’un moindre mal. En effet, si une offre ne répondant pas ou partiellement au besoin est retenue, le produit final risque de ne pas répondre à votre cahier des charges, avec pour résultat des dysfonctionnements ou des incompréhensions.

Par ailleurs, si ce même cahier des charges n’a pas été rédigé correctement et manque de neutralité, il peut aussi diriger le marché public vers un produit en particulier. Non seulement ce dernier ne sera pas nécessairement le plus adapté, mais en plus, cela pourrait alors placer un frein à la concurrence.

Par conséquent, il est préférable de formuler son besoin en se référant à des techniques normatives ou fonctionnelles, qui sont donc neutres. De cette façon, vous avez plus de chances de trouver une entreprise ou un travailleur indépendant en accord avec vos attentes.

Les trois points-clés à retenir pour bien définir son besoin :

1. Les besoins des acheteurs publics doivent être clairement définis pour s’assurer que le cahier des charges sera effectivement rempli. Cela implique de se reporter à des normes techniques
2. La définition de ces besoins peut d’emblée faire participer des intervenants externes. Entreprises et freelances peuvent vous aider.
3. Côté freelance, rappelez-vous que les marchés publics constituent l’un de vos principaux clients. Des sites spécialisés vous aideront à trouver des offres correspondant à votre secteur d’expertise.